Non-Profits befinden sich dauerhaft im Spannungsfeld zwischen effektivem Wirken und effizientem Einsatz von Spenden. Denn jeder Franken soll ja auch der Mission zugute kommen und nicht im “Überbau” versinken, richtig? Auch wenn diese Erwartungshaltung, mit der alle Non-Profits konfrontiert sind, überdacht werden sollte – sie resultiert in generell knappen Ressourcen. Umso wichtiger ist es, überall dort Ressourcen einzusparen, wo es Einsparungspotential gibt. Digitalisierung und Automatisierung können helfen, Zeit und damit auch Geld zu sparen.
Routine vs. Innovation
Ziemlich sicher gibt es in Deiner Non-Profit die Meinung, dass man sich auf viel wichtigere Bereiche konzentrieren könnte, wenn die alltäglichen Routineaufgaben nicht all die zur Verfügung stehende Zeit in Anspruch nehmen würden. Z. B. könnte man Fundraising-Kampagnen genauer und besser vorbereiten, mehr Zeit in die Betreuung von Spender*innen investieren oder sich Strategien überlegen, um neue Zielgruppen zu erreichen – wären da nicht u. a. die tägliche manuelle Datenpflege, der manuelle Einzug von Dauerspenden oder ähnliche Dinge, die es zu erledigen gilt.
Fielen all diese Routineaufgaben weg, könnten die Mitarbeitenden innovative Fundraising-Ansätze und neue Projekte planen und ihr ganzes Potenzial ausschöpfen. Stattdessen verbringen sie ihre Arbeitszeit damit, fehlerhafte Adressen zu recherchieren oder Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen.
Fehlender Fokus verhindert Optimierung
Ein weiteres Problem in vielen Non-Profits ist es, dass die tägliche Arbeit von fehlendem Fokus geprägt ist. Es werden zu viele Projekte gleichzeitig umgesetzt, es gibt zu viele bzw. unklare Prioritäten. Das führt dazu, dass kaum noch freie Zeit bleibt, um den Blick nach innen zu wenden und ineffiziente Arbeitsprozesse aufzuspüren. Stattdessen wird mit meist über die Zeit gewachsenen, ineffizienten Strukturen weitergearbeitet oder diese bei Bedarf erweitert. Das führt zu weiterer Komplexität und Ineffizienz.
Durch die Überlastung der Mitarbeitenden entstehen also oft improvisierte Workflows, da keine Zeit für die Recherche und Implementierung einer effizienteren Lösung vorhanden ist.
Ressourcen investieren, um Ressourcen zu sparen
Beispiele für die Optimierung von Prozessen
1. Zahlungsabwicklung
Szenario:
Lastschriften sind nach wie vor eine sehr beliebte Zahlungsart – sowohl für einmalige als auch für regelmässige Spenden. Derdie Spenderin erteilt die SEPA-Lastschrift per Online-Formular. Dann muss die Organisation eine SEPA-Pre-Notification verfassen und versenden und sich manuell um den Einzug am gewünschten Termin kümmern. Bei monatlichen Spenden muss der Einzug Monat für Monat meist manuell gemacht werden.
Lösung:
Die Organisation kann ein automatisches, sepa-konformes Lastschriftverfahren verwenden (z. B. Wikando Lastschrift). Dadurch wird die Pre-Notification automatisch verschickt und jede Spende termingerecht automatisch auf das Organisationskonto eingezogen. Der manuelle Arbeitsaufwand fällt damit vollständig weg.
2. Datenbankimporte
Szenario:
Die Organisation hat ein eigenes Spendenformular auf der Website. Regelmässig müssen die Spendendaten exportiert und per Excel oder manuell in eine stationär installierte Datenbank übernommen werden. Je nach Zahlungsart fallen auch noch weitere To-dos an und es müssen zeitnah manuell Dankes-E-Mails verschickt werden. Die Daten in der Datenbank sind immer nur direkt nach dem Import aktuell, was auch das Reporting erschwert.
Lösung:
Die Organisation verwendet eine Fundraising-Plattform, die sowohl das Online-Spendenformular als auch ein browserbasiertes CRM bereitstellt. Dadurch fliessen die Spenden automatisch in das CRM und alle Daten sind für alle Mitarbeitenden in Echtzeit von überall aus zugänglich. Ausserdem sind sie jederzeit aktuell. Ein personalisiertes Dankes-E-Mail wird nach jeder Spende automatisch verschickt. So ist kein manueller Aufwand mehr nötig.
Das FundraisingBox CRM und das Spendenformular kannst Du übrigens unverbindlich und kostenlos bei einem unserer Produkt-Webinare kennenlernen: Zu den Webinaren
3. Offline & Online-Spenden zusammenführen
Szenario:
Multi-Channel-Fundraising bedeutet, dass Spenden über viele verschiedene Kanäle kommen. Manche davon – z. B. Überweisungsspenden – fliessen direkt auf das Konto. Dann müssen sie von dort manuell in die Datenbank bzw. das CRM übertragen werden. Diese regelmässige Aufgabe kostet Zeit und ist zudem auch fehleranfällig.
Lösung:
Die Non-Profit verknüpft ihr Spendenkonto direkt mit ihrem CRM. Dadurch kann ein automatischer Datenimport stattfinden, der nur noch wenige Klicks zur Kontrolle benötigt. Die Spenden werden, wenn möglich, ganz automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet, damit keine Duplikate entstehen. Das geht zum Beispiel mit dem Bank Sync der FundraisingBox.
4. Datensilos & zentrale Daten
Lösung:
Programme können über Schnittstellen miteinander verbunden werden. Dadurch gleichen sich die Daten automatisch ab und sind überall auf dem neuesten Stand. Es ist kein manueller Aufwand mehr nötig und Statistiken sowie Reports können mit zentralen, korrekten Daten erstellt werden.
Die FundraisingBox bietet dafür das API-Package und einen speziellen Connector für Salesforce an.
5. Spendenquittungen
Lösung:
Es gibt Plattformen wie die FundraisingBox, in denen Spendenquittungen automatisch erstellt und verschickt werden können. Möglich sind sowohl Einzel- als auch Sammelquittungen. Diese können für einzelne Spender*innen ebenso wie für ganze Spender*innen-Segmente mit wenigen Klicks erstellt werden. Dann werden sie entweder für den postalischen Versand gedruckt, oder einfach gleich automatisch und abgesichert per E-Mail verschickt.
6. Spendenservice & Anfragen
Szenario:
Der Spender Max Grosszügig möchte seine Spende nicht mehr halbjährlich, sondern monatlich abgebucht haben – er schickt diesen Wunsch per E-Mail an die Organisation. Nun muss eine Mitarbeiterin den Abbuchungsrhythmus im Bankprogramm und den Eintrag in der Datenbank ändern. Danach muss er*sie Herrn Grosszügig die Änderung per E-Mail bestätigen. Dabei bemerkt sie, dass ihm bereits die Kollegin im Homeoffice geantwortet hat.
Lösung:
In einem browserbasierten CRM mit inkludiertem Aufgaben-Management wissen alle Mitarbeitenden, wer was wann zu machen hat. Sobald eine E-Mail in der gemeinsamen Inbox eingeht, wird automatisch eine Aufgabe erzeugt, die einem*r Mitarbeiter*in zugewiesen werden kann.
7. Datenqualität
Lösung:
Digital Fundraising Plattformen wie die FundraisingBox bieten für dieses Problem externe Services an. Z. B. prüft das “Adresslabor” die Korrektheit der Adresse bereits bei der Eingabe und zeigt einen Fehler an. Dadurch kann der*die Spender*in die Eingabe korrigieren. Ganz ähnlich funktioniert das beim “IBAN-Rechner”. Damit sind Daten aus Online-Formularen immer korrekt und können für das weitere Fundraising verwendet werden.
Digitalisierung & Automatisierung spart Ressourcen
Die Beispiele verdeutlichen, dass viele zeitraubende Prozesse eingespart werden könnten. Diese Zeit (und damit auch Geld) kann die Organisation in ihre Projekte oder weiteres Wachstum investieren. Plattformen wie die FundraisingBox bieten bereits viele Möglichkeiten, um die tägliche Arbeit in Non-Profits zu erleichtern.
Hat Dir dieser Artikel gefallen? Dann abonniere unseren Newsletter und verpasse keine Beiträge mehr!
