Das Rahmenwerk OKR (“Objectives and Key Results”) kommt zwar aus der Wirtschaft, kann aber auch in größeren NGOs von großem Nutzen sein. Denn auch Organisationen müssen sich klare Ziele setzen und messbare Ergebnisse definieren, damit das ganze Team an einem Strang zieht und in die gleiche Richtung geht. Was genau OKRs sind, wie sie implementiert werden und welche Vor- und Nachteile das Konzept hat, erfährst Du in diesem Artikel.
Was bedeutet OKR?
OKR steht für Objectives and Key Results. Das Ziel von OKRs ist es, klare und inspirierende Ziele (Objectives) zu setzen und messbare Ergebnisse (Key Results) zu definieren, um diese Ziele zu erreichen. Dieses Managementrahmenwerk wurde erstmals in den 1970er Jahren von Intel eingeführt und später von Google populär gemacht.
Objectives (Ziele): Qualitative, ambitionierte und inspirierende Ziele, die eine klare Richtung vorgeben.
Key Results (Schlüsselergebnisse): Quantitative und messbare Ergebnisse, die den Fortschritt in Richtung des Ziels anzeigen.
Vorteile von OKRs
Klarheit und Fokus
OKRs helfen dabei, klare Prioritäten zu setzen und den Fokus auf die wichtigsten Ziele zu lenken. Dies ist besonders wichtig für NGOs, die oft mit begrenzten Ressourcen arbeiten und sich auf ihre Kernmission konzentrieren müssen. Sie stellen sicher, dass das gesamte Team an der Zielerreichung mitwirkt und sich nicht in andere Richtungen verzettelt.
Messbarkeit
Durch die Definition von Key Results werden Fortschritte messbar, was Transparenz und Verantwortlichkeit fördert. Dies ermöglicht es NGOs, ihren Erfolg zu quantifizieren und zu kommunizieren. Dafür sollten KRs immer einen messbaren Indikator aufweisen und generell nach den SMART-Regeln definiert sein:
S = Spezifisch
M = Messbar
A = Attraktiv
R = Realistisch
T = Terminiert
Motivation und Engagement
Herausfordernde Ziele können das Team motivieren und zu höherem Engagement und mehr Innovation führen. OKRs schaffen ein Umfeld, in dem sich Mitarbeiter stärker mit den Zielen der Organisation identifizieren. Ein Aspekt, der hier besonders wichtig ist, ist die Formulierung von “Moon Shots”. Das sind sehr hoch gesteckte Ziele, also “Schüsse bis zum Mond”, die eigentlich nicht zu 100 % erreicht werden können. Wenn ein solches Ziel z. B. zu 80 % erreicht wird, ist das schon ein enormer Erfolg.
Alignment
OKRs sorgen dafür, dass alle Ebenen der Organisation auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind, was die Zusammenarbeit und Koordination verbessert. Dies ist besonders wichtig für NGOs, die oft mit verschiedenen Partnern und Freiwilligen zusammenarbeiten oder viele Abteilungen haben, die es auf einen Nenner zu bringen gilt.
Nachteile von OKRs
Zeitaufwand
Die Erstellung und Überwachung von OKRs kann ganz schön zeitaufwendig sein, insbesondere für kleinere NGOs mit begrenzten Ressourcen. Es erfordert eine sorgfältige Planung, denn erst einmal müssen die richtigen Ziele für einen bestimmten Zeitraum (zum Beispiel ein Quartal) gefunden und formuliert werden. Hier steckt der Teufel im Detail. Auch die Auswahl von relevanten Indikatoren, die tatsächlich auf das Ziel einzahlen, ist eine herausfordernde Sache. Natürlich sollte die Zielerreichung auch regelmäßig überprüft werden, damit klar ist, ob bestimmte Maßnahmen funktionieren oder nicht.
Überforderung
Leicht ist man dazu verleitet, zu viele oder zu ambitionierte OKRs zu formulieren. Das kann das Team überfordern und zu Frustration führen, wenn die Ziele nicht erreicht werden. Daher sollten die “Moonshots” zwar hoch gesteckt sein, um zu motivieren, aber auch nicht zu hoch.
Falscher Fokus
Wenn OKRs nicht sorgfältig ausgewählt werden, könnten sie den Fokus von wichtigen, aber nicht messbaren Aktivitäten ablenken. NGOs müssen sicherstellen, dass ihre OKRs im Einklang mit ihrer Mission und ihren Strategien stehen.
Anpassungsbedarf
OKRs erfordern eine Kultur der kontinuierlichen Anpassung und Verbesserung, was eine Lernkurve mit sich bringen kann. Es ist wichtig, dass die Organisation bereit ist, sich auf neue Arbeitsweisen einzulassen und Misserfolge als Chancen zu verstehen, daraus zu lernen. Regelmäßige Analysen und Anpassungen entsprechen auch den agilen Artbeitsmethoden und dem Lean Startup, zwei Konzepte, die wir in den verlinkten Artikeln beschrieben haben.
Prozess der OKR-Erstellung
Der Prozess der OKR-Erstellung umfasst mehrere Schritte, in die im Optimalfall Vertreter*innen aus allen Organisationsbereichen inkludiert sind. Es kann ein gemeinsames Set an OKRs erstellt werden, oder – was vor allem in größeren Organisationen sinnvoll ist – mehrere Sets für jeweils eine Abteilung. Wichtig ist dabei, dass die Abteilungs-Sets auf die formulierten Key Results und damit auf die Ziele des Organisations-Sets einzahlen.
1. Festlegung der Ziele
Definiere klare und inspirierende Ziele, die mit der Mission der NGO übereinstimmen und auf denen der Fokus für einen definierten Zeitraum liegen soll. Objectives haben keine Metrik – die findet sich in den dazugehörigen Key Results.
2. Definition der Schlüsselergebnisse
Bestimme messbare Ergebnisse, die den Fortschritt in Richtung der Ziele anzeigen. Die Key Results sind quasi “Wetten”: z. B.: wenn wir die Teilnehmer*innen-Anzahl um 30 % erhöhen (KR), erreichen wir das Ziel, mehr Jugendlichen zu besserer Bildung zu verhelfen (O). Achte darauf, dass die KRs wirklich messbare Metriken enthalten und keine Ja/Nein-Ergebnisse produzieren (z. B. “Wir haben einen zusätzlichen Kurs angeboten”).
3. Implementierung
Jetzt setzt man Maßnahmen um, um die Schlüsselergebnisse zu erreichen. Das erfolgt in definierten Projekten, die auf die Metrik im Key Result einzahlen. Zum Beispiel könnte ein passendes Projekt, um die Teilnehmer*innen-Anzahl an Kursen für Jugendliche zu erhöhen sein, dass man Informationsstunden in Schulen abhält.
4. Überwachung und Bewertung
Überwache den Fortschritt von Projekten und die Erreichung der Ziel-Metrik regelmäßig und nimm falls nötig Anpassungen vor. Wenn ein Projekt nicht das erwünschte Ergebnis erzielt hat, bleibt vielleicht sogar noch Zeit, um eine andere Idee als Projekt umzusetzen.
5. Review und Anpassung
Bewerte die OKRs am Ende des Zyklus und passe sie für den nächsten Zyklus an. Vielleicht bleiben die Ziele (O) auch im nächsten definierten Zeitraum die gleichen, vielleicht wollt ihr den Fokus aber auch auf etwas anderes legen. Wichtig ist, dass man Learnings aus dem vergangenen Zyklus zieht, um so immer weiter zu lernen und sich zu verbessern.
Zwei Beispiele für OKRs in NGOs
Beispiel 1: Bildungschancen verbessern
Objective: Wir haben unsere Bildungsprogramme für benachteiligte Jugendliche verbessert.
Key Results:
- Wir konnten die Anzahl der teilnehmenden Jugendlichen an den Bildungsprogrammen von 200 auf 350 erhöhen.
- Die Abschlussrate der Bildungsprogramme wurde von 70% auf 85% gesteigert.
- Die durchschnittliche Zufriedenheitsbewertung der Teilnehmer*innen stieg von 3,5 auf 4,5 (auf einer Skala von 1-5).
Beispiel 2: Umweltschutz fördern
Objective: Wir konnten das Bewusstsein für Umweltprobleme in der lokalen Gemeinschaft erhöhen.
Key Results:
- Wir haben die Anzahl der durchgeführten Informationsveranstaltungen von 10 auf 25 erhöht..
- Wir konnten die Anzahl der Social-Media-Follower von 1.000 auf 3.000 steigern.
- Die Anzahl der veröffentlichten Artikel und Berichte in lokalen Medien ist von 5 auf 15 gestiegen.
Strukturierte Zielerreichung
OKRs sind ein mächtiges Werkzeug, das NGOs helfen kann, ihre Mission klarer zu definieren, Fortschritte messbar zu machen und das Team zu motivieren. Obwohl die Implementierung von OKRs Herausforderungen mit sich bringen kann, überwiegen die Vorteile, wenn sie richtig angewendet werden. Durch klare Ziele und messbare Ergebnisse können NGOs ihre Wirkung maximieren und nachhaltige Veränderungen bewirken.
Für weitere Informationen über OKRs und deren Implementierung empfehlen wir die folgenden Ressourcen:
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