Einführung in Agile Methoden für NGOs

Obwohl agile Methoden ursprünglich für die Software-Entwicklung konzipiert wurden, sind sie auch in anderen Kontexten nützlich. Ob im Fördermittelmanagement, in der Großspender*innen-Betreuung oder bei der Durchführung von Projekten: agiles Arbeiten fördert Flexibilität und Zusammenarbeit und hilft dabei, knappe finanzielle und zeitliche Ressourcen zu sparen. Komplexe Projekte und Aufgaben können dadurch besser koordiniert werden, was auch zu angenehmeren Arbeitsbedingungen führt.

 

Was sind agile Methoden?

Agile Methoden sind flexible und anpassungsfähige Ansätze für Projektmanagement und Teamarbeit, die auf regelmäßigem Feedback und enger Zusammenarbeit beruhen. Anstatt starr an einem vorab definierten Plan festzuhalten, arbeiten agile Teams in kurzen, überschaubaren Abschnitten (“Sprints”), reagieren schnell auf veränderte Anforderungen und verbessern sich laufend. Sie fördern eine hohe Transparenz, bessere Kommunikation und eine stärkere Fokussierung auf einzelne Aufgaben und die Bedürfnisse von Stakeholdern.

Ein Beispiel: Dein Team will einen Spielplatz bauen. Zuerst werden mit den Kindern ihre Wünsche besprochen, die dann in einen “Backlog” eingetragen werden. Zusammen entscheidet ihr, dass die Schaukel die höchste Priorität hat, also baut ihr diese im ersten Sprint. Dann wird weiteres Feedback von den Kindern eingeholt, die sich als nächstes eine Rutsche wünschen – also baut ihr im zweiten Sprint die Rutsche. So geht es weiter, bis der Spielplatz fertig ist und das Endergebnis genau den Bedürfnissen und Erwartungen der Kinder entspricht. 

 

Die Werte des Agile Manifesto

Das Agile Manifesto besteht aus vier zentralen Werten, die die Grundlage der agilen Methodik bilden:

 

1. Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge

Der Fokus liegt auf den Menschen und ihrer Zusammenarbeit, nicht auf starren Prozessen und eingesetzten Werkzeugen.

 

2. Funktionierende Software über umfassende Dokumentation

Wichtiger ist es, ein funktionierendes Produkt zu liefern, als umfangreiche Dokumentationen zu erstellen. Dieser Punkt bezieht sich natürlich auf die Softwareentwicklung – bedeutet im Grunde aber “Wertvolle Ergebnisse über umfassenden Berichten und Protokollen”. 

 

3. Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlungen

Eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Stakeholdern ist wichtiger als formale Vertragsverhandlungen, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Bedürfnissen der Stakeholder entsprichen.

 

4. Reagieren auf Veränderung über das Befolgen eines Plans

Flexibilität und die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren, sind wichtiger als strikt an einem vorab festgelegten Plan festzuhalten.

 

 

 

Außerdem führt das Agile Manifest 12 Prinzipien an, die wir hier auf die Arbeit in NGOs uminterpretiert haben:

 

  1. Stakeholderzufriedenheit durch frühe und kontinuierliche Auslieferung wertvoller Ergebnisse

 

  1. Anforderungsänderungen willkommen heißen, auch spät in der Projektentwicklung

 

  1. Lieferung wertvoller Ergebnisse in kurzen, regelmäßigen Abständen

 

  1. Tägliche Zusammenarbeit zwischen Fachleuten und Teammitgliedern

 

  1. Motivierte Individuen durch gezielte Unterstützung und ein vertrauensvolles Umfeld

 

  1. Face-to-Face-Kommunikation im Team

 

  1. Ergebnisse sind das wichtigste Fortschrittsmaß

 

  1. Nachhaltige Entwicklung und ein gleichmäßiges Tempo, das unbegrenzte Zeit gehalten werden kann

 

  1. Ständiges Augenmerk auf Exzellenz und gutes Design

 

  1. Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.

 

  1. Selbstorganisierte Teams

 

  1. Regelmäßige Reflexion und Anpassung

 

Vorteile von agilem Arbeiten im Vergleich zu traditionellen Projektmanagement-Methoden

Agile Methoden haben einen zentralen Vorteil: Sie ermöglichen es in einem instabilen Umfeld, schnell auf veränderte Anforderungen zu reagieren. So lässt sich Feedback von Spender*innen und anderen Stakeholdern rasch integrieren und auch veränderte Rahmenbedingungen können flexibel adaptiert werden. Außerdem führen agile Methoden durch die Sprints zu frühen und regelmäßigen Ergebnissen, die gut kommuniziert werden können.

Ein weiterer Vorteil von agilem Arbeiten ist die verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Auch eine höhere Transparenz über den Projektfortschritt ist dank regelmäßiger Updates und Reviews für alle Beteiligten gegeben. 

Nicht zuletzt tut agiles Arbeiten auch den Mitarbeitenden gut, denn sie fördern die Eigenverantwortung und selbstorganisierte Teams. Das ist gut für die Motivation und führt auch zu kreativeren Problemlösungen.

“If your organization what to have greater impact and more effectively use your resources - I’m not just talking about money, I’m talking about time (...) - Scrum will give you that ability.”
- Jamie Cox, ehem. CEO von United Way of Northern New York https://www.agileinnonprofits.com/why-a-grantmaking-organization-decided-to-try-scrum/

Anwendungsbereiche von Agilen Methoden in NGOs

Agile Methoden, obwohl ursprünglich aus der Software-Entwicklung stammend, können in verschiedenen Bereichen von NGOs nützlich sein:

 

  • Projektmanagement: Agiles Arbeiten kann helfen, Projekte effizienter zu planen und durchzuführen, indem es Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fördert.In einem Katastrophenhilfe-Projekt kann agiles Arbeiten helfen, schnell auf sich ändernde Bedingungen vor Ort zu reagieren. Anstatt einen starren Plan zu folgen, kann das Team in kurzen Sprints arbeiten, regelmäßig die Bedürfnisse der betroffenen Bevölkerung evaluieren und ihre Maßnahmen entsprechend anpassen. Wenn beispielsweise unerwartet ein neuer Versorgungsengpass auftritt, kann das Team sofort umplanen und die Ressourcen darauf ausrichten.

 

  • Programm- und Kampagnenmanagement: Agile Methoden ermöglichen eine iterative und inkrementelle Umsetzung von Programmen und Kampagnen. Bei der Durchführung einer Umweltkampagne können agile Methoden eine iterative Umsetzung ermöglichen. Das Team könnte in zweiwöchigen Sprints arbeiten, um Kampagnenmaterialien zu erstellen, diese zu testen und anhand des Feedbacks zu optimieren. Wenn sich herausstellt, dass eine bestimmte Botschaft besonders gut ankommt, kann das Team schnell mehr Inhalte in diesem Stil produzieren.

 

  • Fundraising: Fundraising-Teams können agile Methoden nutzen, um ihre Strategien und Taktiken kontinuierlich zu optimieren. Durch regelmäßige Sprint-Planungen und Retrospektiven kann das Team herausfinden, welche Ansätze am erfolgreichsten sind. Beispielsweise könnte das Team eine Serie von E-Mail-Kampagnen starten, die Reaktionen analysieren und die Strategie basierend auf den gewonnenen Daten anpassen, um die Spendenbereitschaft zu maximieren.

 

  • Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit: Agile Ansätze können die Effizienz und Effektivität von Kommunikationskampagnen steigern. Bei einer Awareness-Kampagne könnte ein agiles Team wöchentliche Meetings abhalten, um die Resonanz auf Social Media und andere Kommunikationskanäle zu analysieren. Wenn eine bestimmte Nachricht oder ein Beitrag besonders viel Aufmerksamkeit erhält, kann das Team schnell weitere Inhalte in dieser Richtung entwickeln und veröffentlichen

 

  • Entwicklung und Umsetzung von Programmen: Agile kann in der Entwicklung und Implementierung von Programmen und Projekten verwendet werden. Bei der Entwicklung eines Bildungsprogramms für benachteiligte Kinder kann agiles Arbeiten sicherstellen, dass das Programm den Bedürfnissen der Teilnehmer entspricht. Nach jeder Unterrichtsphase (Sprint) kann das Team Feedback von Lehrern und Schülern einholen und das Programm entsprechend anpassen. So können neue Lehrmethoden und Materialien kontinuierlich verbessert und angepasst werden.

 

  • Innovations- und Ideenmanagement: Agile Methoden wie Design Thinking und Lean Startup können verwendet werden, um innovative Lösungen für komplexe Probleme zu entwickeln. Durch Workshops und iterative Prototyping-Sessions können sie innovative Lösungen für komplexe Probleme finden, wie z.B. die Schaffung neuer Unterstützungsangebote für Obdachlose. Das Team würde Ideen entwickeln, prototypisieren, testen und basierend auf dem Feedback verbessern.

 

  • Eventmanagement: Agile kann bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen helfen. Das Event-Team könnte in kurzen Sprints arbeiten, um verschiedene Aspekte der Veranstaltung zu planen und umzusetzen, wie z.B. Location-Suche, Sponsorenakquise und Programmgestaltung. Regelmäßige Check-ins und Anpassungen stellen sicher, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft und die Ziele erreicht werden.

 

  • Freiwilligen- und Mitgliedermanagement: Die Verwaltung von Freiwilligen und Mitgliedern kann durch agile Praktiken verbessert werden. Ein NGO-Team könnte in Sprints arbeiten, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Freiwilligen zu erfassen und darauf basierend Schulungsprogramme oder Engagement-Möglichkeiten zu entwickeln. Durch regelmäßige Retrospektiven kann das Team Feedback von Freiwilligen einholen und das Programm kontinuierlich verbessern, um die Zufriedenheit und das Engagement der Freiwilligen zu steigern.

 

Praktische Tools für eine agile Arbeitsweise

Es gibt verschiedene Tools, die NGOs dabei unterstützen können, eine agile Arbeitsweise zu implementieren. Beispiele sind Asana, Miro, Trello und Jira. Diese Tools machen die Arbeit sichtbar, leicht zugänglich und fördern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.

 

Agil arbeiten – höheren Impact erzielen

Durch die Anwendung agiler Methoden können NGOs ihre Flexibilität erhöhen, die Zusammenarbeit verbessern, effizienter auf Veränderungen reagieren und letztlich ihre Wirksamkeit und den Einfluss ihrer Arbeit steigern. Agile ist somit nicht nur für die Software-Entwicklung, sondern auch für zahlreiche andere Bereiche innerhalb von NGOs von großem Nutzen.

 

Viele weitere Informationen zum Thema gibt es zum Beispiel hier:

Agile in Nonprofits

 

Wenn Du mehr über Business-Frameworks und Methoden lesen willst, hier sind weitere Blogartikel zum Thema:

SWOT-Analyse für NGOs

Lean Startup für NGOs

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