Aufgabenmanagement in der FundraisingBox: So organisierst Du Deine Teamarbeit effizient
In Deiner Organisation laufen jeden Tag unzählige Aufgaben auf: E-Mails müssen beantwortet, Spendenbescheinigungen erstellt, Rückrufe getätigt oder interne Absprachen getroffen werden. Gerade in Teams, die gemeinsam an vielen Themen arbeiten, wird es schnell unübersichtlich. Wer macht was? Was ist noch offen? Was passiert, wenn jemand krank ist?
Hier kommt das Aufgabenmanagement der FundraisingBox ins Spiel. Mit diesem praktischen Tool steuerst Du alle Aufgaben zentral – ob im Spender*innen-Service, Fundraising oder der Verwaltung. Im FundraisingBox-CRM kannst Du Aufgaben selbst anlegen oder automatisch erstellen lassen, sie Teammitgliedern zuweisen, übernehmen oder erledigen.
So funktioniert das Aufgabenmanagement
Stell Dir vor, Du führst ein Gespräch mit einer langjährigen Unterstützerin. Am Ende des Telefonats ergibt sich eine wichtige Aufgabe: Die Spendenquittung muss aktualisiert und schnell verschickt werden. Was passiert als Nächstes?
Mit dem Aufgabenmanagement der FundraisingBox kannst Du diese Aufgabe direkt dort erfassen, wo sie hingehört: beim Kontakt im CRM. Du wählst die verantwortliche Person aus, setzt ein Fälligkeitsdatum – und schon ist die Aufgabe im System sichtbar.
Das Herzstück des Aufgabenmanagements: die zentrale Aufgabenübersicht.
Hier sehen alle Teammitglieder auf einen Blick, welche Aufgaben anstehen – und zwar nicht nur die eigenen, sondern auch die von Kolleg*innen. Du erkennst schnell, ob eine Aufgabe schon erledigt wurde oder wer aktuell daran arbeitet. Besonders praktisch: Auch nicht zugewiesene Aufgaben werden hier angezeigt und können flexibel übernommen werden.
Automatische oder manuelle Aufgabenanlage
Wenn Ihr z. B. eine zentrale E-Mail-Adresse wie info@ oder spenderservice@ nutzt, könnt Ihr eingehende Nachrichten direkt in Aufgaben umwandeln. Voraussetzung dafür ist, dass Du die E-Mail Inbox Erweiterung nutzt. Bei der Einrichtung der Erweiterung kannst Du auswählen, dass jede eingehende E-Mail automatisch eine Aufgabe erzeugt. Die E-Mail erscheint dann als neue Aufgabe im System.
Jede Aufgabe kann einem Kontakt zugeordnet werden – dadurch bleibt der inhaltliche Zusammenhang immer erhalten. Wer mit einer Aufgabe arbeitet, hat alle Infos zur Spenderin oder zum Unterstützer direkt zur Hand: Spendenverlauf, vorherige Kommunikation, Notizen. Das spart Zeit und verhindert doppelte Arbeit.
Du kannst Aufgaben auch manuell anlegen, ohne dass zuvor ein Ereignis eingetreten ist. Das geht direkt in der Aufgabenübersicht unter “Aufgabe anlegen” sowie direkt beim jeweiligen Kontakt.
Du möchtest wissen, wie genau Du Aufgaben anlegst, bearbeitest oder automatisch erzeugst?
Kein Problem – im Hilfecenter der FundraisingBox findest Du dafür klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Tipps:
👉 Hier geht’s zur Anleitung: Aufgaben anlegen, bearbeiten & verwalten
👉 Aufgaben verwalten (anlegen, bearbeiten, zuweisen)
Ob manuell, automatisch oder teamübergreifend – dort erfährst Du alles, was Du brauchst, um das Aufgabenmanagement in Deiner Organisation bestmöglich zu nutzen.
Das bringt Dir das Aufgabenmanagement
Mit dem Aufgabenmanagement in der FundraisingBox schaffst Du die Grundlage für ein effizient organisiertes Team. Gerade in gemeinnützigen Organisationen, wo viele Aufgaben parallel laufen, sorgt das Tool für Struktur, Transparenz und Entlastung im Arbeitsalltag.
Deine Vorteile auf einen Blick:
- Alle Aufgaben im Blick: Ob offen, erledigt oder noch nicht zugewiesen – die Aufgabenübersicht zeigt Dir jederzeit den aktuellen Stand.
- Nichts mehr vergessen: Aufgaben werden zentral dokumentiert. Selbst wenn jemand krank oder im Urlaub ist, bleibt alles nachvollziehbar.
- Bessere Teamarbeit: Du kannst Aufgaben einfach erstellen, direkt einer Person zuweisen oder sie zur Übernahme freigeben.
- Effizienter Spender*innen-Service: Dank automatischer Aufgaben aus eingehenden E-Mails gehen keine Anfragen mehr verloren.
- Nahtlose Vertretung: Kolleg*innen können Aufgaben im Fall von Ausfällen schnell übernehmen – ohne lange Übergaben.
Mit dieser Funktion wird die FundraisingBox zu Deinem digitalen Team-Assistenten – und sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen. Besonders hilfreich ist das auch für Organisationen, bei denen mehrere Mitarbeitende gemeinsam am Kontaktmanagement arbeiten.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
📞 Spontane To-dos im Fundraising-Alltag festhalten
Eine Fundraiserin spricht telefonisch mit einer Unterstützerin. Im Gespräch wird klar: Ein Rückruf durch eine andere Mitarbeiterin ist notwendig. Statt sich eine Notiz zu machen oder eine separate E-Mail zu schreiben, legt sie direkt beim Kontakt im CRM eine Aufgabe an – mit einem kurzen Hinweistext und einem Fälligkeitsdatum. Diese Aufgabe weist sie ihrem Kollegen zu, der das Anliegen am nächsten Tag übernimmt.
🤒 Schnelle Vertretung bei Krankheit oder Urlaub
Eine Kollegin fällt kurzfristig aus – und mit ihr bleiben mehrere Aufgaben offen. Dank der zentralen Übersicht können andere Teammitglieder mit wenigen Klicks sehen, welche Aufgaben anstehen. Sie übernehmen die Aufgaben einfach oder verschieben bei Bedarf das Fälligkeitsdatum. So bleibt alles im Fluss – ganz ohne chaotische Übergaben oder verlorene Infos.
🏃♂️ Spendenaktionen effizient begleiten
Auch bei laufenden Kampagnen hilft das Aufgabenmanagement. Über das Community Management der FundraisingBox lassen sich Ereignisse wie neue Kommentare oder Fragen von Unterstützer*innen automatisch in Aufgaben umwandeln. Diese Aufgaben können direkt dem zuständigen Teammitglied zugewiesen werden – sodass schnell reagiert werden kann, ohne manuelle Zwischenschritte.
📅 Wiederkehrende Aufgaben bei Daueraufträgen
Ein Verwaltungsteam prüft monatlich die Zahlungseingänge von Daueraufträgen. Damit das nicht vergessen wird, wird eine wiederkehrende Aufgabe erstellt – jeweils am Monatsanfang, mit Verlinkung zur internen Auswertung. Je nachdem, wer gerade Zeit hat, übernimmt eine*r aus dem Team die Aufgabe und hakt sie nach Erledigung ab. Alles ist transparent dokumentiert und der Prozess läuft reibungslos – selbst bei personellen Engpässen.
📢 Presseanfragen und externe Kommunikation steuern
Die Pressestelle einer NGO erhält regelmäßig Medienanfragen über die zentrale E-Mail-Adresse. Jede eingehende Anfrage wird automatisch in eine Aufgabe umgewandelt – mit Zeitstempel und Mailinhalt. Die Aufgaben werden dann je nach Thema an die passenden Mitarbeitenden im Fundraising, in der Öffentlichkeitsarbeit oder in der Geschäftsführung weitergeleitet. So ist sichergestellt, dass keine Anfrage untergeht – und alle Reaktionen dokumentiert sind.
Fazit: Mehr Struktur für Deine Organisation
Mit dem Aufgabenmanagement der FundraisingBox bringst Du Struktur und Effizienz in den Alltag Deiner Organisation. Du kannst Aufgaben gezielt erstellen, transparent zuweisen und im Team gemeinsam bearbeiten – ohne zusätzliche Tools oder komplizierte Absprachen.
Egal ob Spendenanfragen, Rückrufe oder interne Absprachen: Keine Aufgabe geht mehr verloren.
Du schaffst Klarheit im Team, optimierst den Spender*innen-Service und sorgst für eine verlässliche Bearbeitung aller Anliegen – auch bei Krankheit oder Urlaubsvertretung.
Kurz gesagt: Das Aufgabenmanagement macht aus Deiner FundraisingBox ein echtes Teamwerkzeug – und hilft Dir, den Kopf frei zu bekommen für das, was zählt: Eure Wirkung.
