Das FundraisingBox CRM: weniger Verwaltung, mehr Wirkung

Mit dem FundraisingBox-CRM gewinnst Du Zeit für das Wesentliche: wirkungsvolle Kommunikation, persönliche Beziehungen und strategisches Fundraising. Statt Dich mit manuellen Prozessen oder Datensilos aufzuhalten, unterstützt Dich unser CRM dabei, effizienter zu arbeiten – für mehr Wirkung in Deiner Organisation.

4 Gründe, warum unser CRM den Unterschied macht

#1 Speziell für NGOs gemacht: Gemeinnützige Arbeit stellt besondere Anforderungen. Deshalb haben wir ein CRM entwickelt, das genau auf die Bedürfnisse von Non-Profits zugeschnitten ist und die Spender*innen-Bindung erhöht: inklusive Spendenbescheinigungen, Kampagnenmodulen und Funktionen, die Deinen Alltag wirklich erleichtern.

#2 Alle Daten an einem Ort – ohne doppelte Arbeit: Das FundraisingBox-CRM verbindet sich reibungslos mit Deinen bestehenden Tools – von Salesforce über Microsoft bis hin zu Deinem E-Mail-Marketing-System. Unsere nativen Integrationen, APIs & Webhooks sorgen für die Verbindung. Das Ergebnis: einheitliche Datenflüsse, weniger Schnittstellen-Chaos und maximale Effizienz.

#3 Sicherer Zugriff und volle Kontrolle: Der Datenzugriff auf Deine FundraisingBox ist jederzeit absolut sicher, denn Verschlüsselung und 2-Faktor-Authentifizierung entsprechen stets neuesten Standards und sind DSGVO-konform. Zusätzlich hast Du auch selbst die volle Kontrolle und kannst die Rechte Deines Teams festlegen.

#4 Weniger Aufwand durch mehr Automatisierungen: Ob automatische Spendenbestätigungen, personalisierte E-Mails oder Aufgabenverwaltung: Viele Prozesse laufen im Hintergrund – vollautomatisch und intelligent gesteuert. So kannst Du Dich auf das konzentrieren, was Deine Organisation wirklich voranbringt.

Unser CRM in Kürze

Mit unserem CRM kannst Du On- und Offline-Spenden zentral an einem Ort, in der FundraisingBox, verwalten. Außerdem kannst Du Spendenquittungen versenden, wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und vieles mehr. So arbeitest Du noch effizienter und sparst wertvolle Zeit, die Du zur Erfüllung Deiner Mission aufwenden kannst. Und das Beste ist, wenn Du unser CRM buchst, bekommst Du die ersten 200 Kontakte kostenlos und kannst das CRM so erst einmal testen.

Diese Funktionen bietet Dir das FundraisingBox-CRM

#1 Kontakt- und Datenverwaltung inklusive Segmentierung

Alle Informationen zentral und aktuell – für den perfekten Überblick. Im FundraisingBox-CRM werden alle Kontakt- und Spendendaten automatisch und DSGVO-konform erfasst. Spenden über Online-Formulare, Überweisungen oder Barspenden fließen direkt ins System und werden bestehenden Kontakten zugeordnet oder automatisch neu angelegt.

• Du kannst Kontakte manuell anlegen, mit benutzerdefinierten Feldern ergänzen und mithilfe von Tags segmentieren.

• Hinterlege Dokumente wie Quittungen, Verträge oder Rechnungen direkt im Kontaktprofil.

• Die vollständige Kommunikationshistorie – E-Mails, Anrufe, Briefe – ist für das gesamte Team einsehbar.

• Auch SEPA- und Transaktionsdaten lassen sich problemlos verwalten.

Ergebnis: Ein 360-Grad-Blick auf jede einzelne Unterstützer*in, transparent und jederzeit abrufbar – auch mobil.

#2 API & Webhooks: Daten, die fließen – Prozesse, die verbinden

Ein modernes Fundraising-System entfaltet seine volle Kraft erst dann, wenn es sich nahtlos in Deine bestehende Infrastruktur einfügt. Genau hier kommen die API und Webhooks der FundraisingBox ins Spiel: Sie ermöglichen es Dir, Daten in Echtzeit zwischen Systemen zu übertragen und automatisierte Prozesse über Systemgrenzen hinweg auszulösen.

Ob Du eine Dankesmail aus Deinem E-Mail-Tool triggerst oder eigene Marketing Automation Tools nutzt – mit unserer REST-API und konfigurierbaren Webhooks integrierst Du die FundraisingBox exakt so, wie Du es brauchst. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt für aktuelle, konsistente Daten an allen relevanten Stellen.

Gerade für große Organisationen mit komplexen Workflows ist das ein zentraler Hebel, um Fundraisingprozesse effizient zu skalieren und eine zentrale Datenbasis zu schaffen, die verlässlich funktioniert.

#3 Import & Export: Datenhoheit für Deine Organisation

Fundraising ist datengetrieben – und je besser Du Deine Daten im Griff hast, desto erfolgreicher kannst Du arbeiten. Mit der FundraisingBox behältst Du jederzeit die volle Kontrolle über Deine Daten: Du kannst sie flexibel importieren, exportieren und in Deine bestehenden Systeme integrieren.

Ob beim Umstieg aus einem anderen CRM, beim Abgleich mit externen Systemen oder für die Weiterverarbeitung in Excel: Der Datenexport steht Dir jederzeit zur Verfügung – strukturiert und mit den Feldern, die du vorher auswählst. Genauso einfach importierst Du Kontakte und Spendendaten in Dein System.

Gerade für größere Organisationen mit gewachsenen Datenbeständen und Systemlandschaften ist das ein entscheidender Vorteil: Datenmigration und Datenpflege bleiben transparent, sicher und vollständig in Deiner Hand.

#4 Workflows

Automatisiere wiederkehrende Aufgaben – ganz ohne IT-Kenntnisse. Mit den Workflows gestaltest Du eigene, automatisierte Abläufe für typische Vorgänge in Deiner Organisation. Du wählst einen Auslöser (z. B. eine Spende, ein Geburtstag oder eine Rückbuchung) und definierst die gewünschte Reaktion – z. B. eine E-Mail, eine Aufgabe oder ein Tag.

Beispiele für Workflows:

• Spender*innen-Geburtstag: Automatische Glückwunsch-Mail mit Einladung zur Spendenaktion

• Rückbuchung: Automatisch generierte Aufgabe zur Klärung

• Großspende: CRM taggt die Person automatisch als VIP

#5 Spendenquittungstool

Schnell, einfach und rechtssicher – auch als Sammelversand. Spendenquittungen lassen sich mit wenigen Klicks erstellen. Automatisch nach jeder Spende oder gesammelt am Jahresende. Bereits versendete Quittungen bleiben im Kontakt hinterlegt und können erneut aufgerufen und verschickt werden – per E-Mail oder klassisch per Post.

• Nutze das amtliche Muster mit individueller Rückseite

• Lege Absender, Layout, Texte und Signaturen individuell fest

• Auch für Sachspenden oder Zuwendungsnachweise geeignet

• Inklusive Sammelquittungen und Bulk-Versand

Mehr zu unserem Spendenquittungs-Tool.

#6 Spendenportal

Mit dem Spendenportal der FundraisingBox gibst Du Deinen Unterstützer*innen die Kontrolle zurück – bei gleichzeitig effizienterem Backend für Dein Team. Auf einer intuitiv bedienbaren, app‑ähnlichen Plattform können sie:

• Adress- und Kontaktdaten selbst ändern, ohne Dein Team zu belasten

• Daueraufträge flexibel anpassen – von der Anpassung bis zur Kündigung

• Spendenhistorie einsehen und Quittungen herunterladen – jederzeit, unabhängig vom Jahresabschluss oder Steuersachbearbeitung

Die Einrichtung ist im Handumdrehen erledigt – ganz ohne IT-Aufwand. Gerade für große oder komplex strukturierte Organisationen ist das Spendenportal ein echter Hebel: Entlastung bei der Verwaltung trifft auf serviceorientierte Selbstverwaltung, und Dein Team gewinnt wertvolle Zeit für persönliche Gespräche und strategische Arbeit.

#7 Smart-Suche

Finde, was Du brauchst – blitzschnell und intuitiv. Mit der erweiterten Such- und Filterfunktion erstellst Du zielgenaue Selektionen in Sekundenschnelle. Filtere nach Tags, Spendenhöhe, Zeitraum, Status oder benutzerdefinierten Feldern. Suchabfragen kannst Du zur späteren Wiederverwendung speichern. Oder nutze Suchergebnisse direkt für Serien-E-Mails oder Reports.

Deine Zielgruppenansprache wird messerscharf – und kinderleicht zu bedienen.

#8 Aufgabenmanagement

Effiziente Teamarbeit mit klarer Aufgabenverteilung. Keine verlorenen Aufgaben, keine offenen Rückfragen. Mit dem Taskmanagement koordinierst Du Aufgaben direkt im CRM – einzeln, im Team oder automatisiert per Workflow.

• Weise Aufgaben Kontakten zu, z. B. „Danksagung anrufen“

• Lass eingehende E-Mails automatisch Aufgaben erzeugen

• Behalte Aufgabenstatus, Fristen und Zuständigkeiten im Blick

• Teammitglieder werden automatisch per E-Mail informiert