Digitale Spendenmeldung: So war die Umstellung in AT

Kommt sie nun, die digitale Spendenmeldung in Deutschland, oder doch nicht? Wie im letzten ngo:dialog-Newsletter zu lesen war, gibt es nun einen neuen Gesetzesentwurf, der die automatische Spendenquittung per 1.1.2024 einführen will.

 

Ob und wann es tatsächlich dazu kommt, steht in den Sternen – zumindest wirkt dieses Datum sehr unwahrscheinlich. Dennoch möchte ich auf die Bedenken und Sorgen eingehen, die im Artikel von ngo:dialog angesprochen werden, da ich diese Umstellung in Österreich nicht nur miterlebt, sondern auch für den gemeinnützigen Verein NF Kinder umgesetzt habe. Ob sich die Prozesse in Deutschland und Österreich ähneln werden, ist noch nicht bekannt. Einige Aspekte werden aber ziemlich sicher identisch sein, und hier kann ein Blick auf die Erfahrungen des kleinen Nachbarlandes vielleicht nicht schaden. 

 

Der Spendenmeldungs-Prozess in Österreich

Ganz einfach war die Umstellung natürlich nicht. Dennoch war der tatsächliche Prozess dann doch weniger kompliziert und aufwändig, als befürchtet:

 

  1. Alle Spender*innen des vergangenen Jahres werden an das Meldeamt geschickt
  2. Dieses identifiziert die Spender*innen anhand der Meldedaten und des Geburtstages eindeutig, ordnet jeder Person eine Verschlüsselungs-ID zu und sendet die Daten damit an die Organisation zurück. 
  3. Die verschlüsselten Spendendaten werden durch die Organisation an das Finanzamt übermittelt. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
    1. Übermittlung via Schnittstelle
    2. Übermittlung via Excel-File
    3. Manuelle Eingabe in eine speziell entwickelte Eingabemaske des Finanzministeriums

 

Was vorab zu tun war

 

Informationen einholen

Die Umstellung wurde seitens des Meldeamtes, des Finanzamtes und des Österreichischen Fundraising Verbandes umfassend begleitet. Bei Informationsveranstaltungen konnten alle Fragen ausführlich geklärt werden. Aus diesen Frage-Antwort-Sessions entstand ein umfangreiches FAQ-Dokument, das auf der Website des FVA zusätzlich zu vielen weiteren Ressourcen einsehbar war. 

 

Daten vervollständigen 

Damit das österreichische Meldeamt die Personen korrekt identifizieren kann, sind von allen Spendenden zwei Daten nötig: der volle Name laut Melderegister und das Geburtsdatum. Die meisten NPOs verschickten daraufhin per E-Mail oder Post ein Schreiben, in dem der neue Prozess erklärt wurde und der*die Spender*in aufgefordert wurde, die Daten zu ergänzen bzw. zu korrigieren, falls die Spenden steuerlich geltend gemacht werden sollten. 

 

Ein schöner Nebeneffekt für uns als NPO war dabei, dass wir viele neue Geburtsdaten im CRM anreichern konnten, an die wir automatisiert Geburtstagsgrüße verschicken konnten. 

 

Es kam auch vor, dass Spendende nicht auf unsere Bitte zur Vervollständigung der Daten geantwortet hatten. Dann konnten wir die Spenden erstmal nicht an das Finanzamt melden. Sobald die Spendenden davon erfuhren und sich bei uns meldeten, konnten wir die fehlenden Daten aufnehmen und die Spenden ans Finanzamt nachmelden.

 

Ein spezieller Fall sind Überweisungsspenden ohne Kontaktdaten. Viele NPOs haben die Kontaktaufnahme zu diesen Spender*innen gelöst, indem sie einen Cent retour überweisen und im Verwendungszweck darum baten, die Daten bekannt zu geben, falls die Spende steuerlich geltend gemacht werden sollte.  

 

Opt-out anbieten

Gleichzeitig erhielten alle Spender*innen, deren vollständige Daten bereits vorhanden waren, ein Schreiben mit der Möglichkeit, der Übermittlung ans Finanzamt zu Widersprechen (opt-out). Diese Widersprüche haben wir bei NF Kinder im FundraisingBox CRM Manage mithilfe eines individuellen Feldes dokumentiert und diese Datensätze dann bei der Selektion für die Übermittlung ausgeschlossen.

 

Spendende informieren

In den Kommunikationen schickten wir eine Informations-Broschüre des Finanzamts mit, in der der neue Prozess einfach verständlich erklärt wurde. Sie waren für den Postversand kostenlos bestellbar und auch als PDF verfügbar. 

 

Laufende Prozesse implementieren

Damit auch die Spenden von Neuspender*innen ohne viel Aufwand ans Finanzamt gemeldet werden können, implementierten wir entsprechende Felder in unser Online-Spendenformular: Ein Geburtstags-Feld mit dem Hinweis, dass dieses Feld Pflicht ist, wenn die Spende abgesetzt werden soll und ein Häkchen, mit dem man der Übermittlung ans Finanzamt widersprechen konnte.

 

Zusätzlich wurden von den Banken spezielle Zahlscheine erstellt, in denen es einen Hinweis und die Möglichkeit gibt, das Geburtsdatum anzugeben.

Die angepasste Spenden-Zahlungsanweisung kann bei Banken bestellt werden. Ähnliche Hinweise können auch im Online-Spendenformular ergänzt werden.

Viele Bedenken

Im Artikel von ngo:dialog wird zum Beispiel der Wegfall des für viele Organisationen lukrativen Spendenquittungs-Mailings zu Anfang des Jahres kritisiert. Natürlich wäre dies mit der Umstellung auf die automatische Spendenmeldung nicht mehr nötig – aber auch nicht verboten. NPOs könnten dennoch eine Übersicht der geleisteten Spenden in einen Dankesbrief integrieren und einen Zahlschein beilegen. 

Außerdem ist von einer “erheblichen Mehrbelastung” für die Organisationen die Rede, die auch in Österreich befürchtet wurde. Nach der erstmaligen Umstellung – die in der Tat etwas Arbeit war – kam es jedoch eher zu einer dauerhaften Arbeitserleichterung und Kostenersparnis. Spendenquittungen, die vormals zu Hunderten oder Tausenden verschickt werden mussten, vielen jetzt für private Spendende vollständig weg. 

Ein weiteres Bedenken im Artikel ist, dass die Aufklärung über den neuen Prozess an die Organisationen abgewälzt wird. Da wir in Österreich jedoch durch die Broschüre vom Finanzministerium gut unterstützt wurden und unsere Spendenden ohnehin kontaktieren mussten, war das kein nennenswerter zusätzlicher Aufwand.

 

Unterm Strich besser

Obwohl es auch in Österreich viel Aufregung und Verunsicherung über den neuen Prozess gab, war es unterm Strich eine relativ reibungslose Umstellung. Das ist sicherlich der guten und hilfreichen Unterstützung durch den Österreichischen Fundraising Verband und die beteiligten staatlichen Stellen zuzuschreiben. Natürlich gibt es bei solchen tiefgreifenden Änderungen immer anfängliche Schwierigkeiten, Verwirrung und Gegenwind, insgesamt habe ich aber den Eindruck, dass sich die neuen Prozesse in den Organisationen eingespielt haben und kaum noch mehr Aufwand verursachen, als das Versenden von Spendenquittungen.

 

Es wird Lösungen geben

Wann auch immer sie kommen mag, die automatische Spendenmeldung in Deutschland – es wird entsprechende Lösungen geben. Für unsere FundraisingBox-Kund*innen aus Österreich haben wir bereits damals eine Schnittstelle von unserem CRM Manage zum Österreichischen Finanzamt bereitgestellt. Natürlich werden wir uns auch für Deutschland zu gegebener Zeit um eine bequeme Lösung für unsere NPOs kümmern.

 

Weiterführende Informationen:

 

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