Pimp your Charity Event: 9 kreative Ideen für Benefiz-Veranstaltungen mit digitaler Unterstützung

Während der Covid-19-Pandemie haben sich Online-Events nachhaltig etabliert, und sie sind eine gute Möglichkeit mit vielen Einsatzzwecken – doch so richtig ersetzen können sie Vor-Ort-Events nicht. Benefiz-Veranstaltungen waren immer schon ein wichtiger Kanal für NGOs, um Spender*innen-Beziehungen zu pflegen, Neuspender*innen und Sponsoren zu gewinnen und über die eigenen Projekte zu informieren. 

Digitale Tools bieten auch bei Offline-Events viele tolle Möglichkeiten, um die Gäste zum Spenden zu motivieren und ein besonderes Event-Erlebnis zu gestalten. Lass Dich von den folgenden Ideen für Dein nächstes Charity Event inspirieren!

Benefiz-Veranstaltung planen: Digitale Tools von Beginn an integrieren

Schon bei der Planung des Events sollten die zur Verfügung stehenden technologischen Möglichkeiten ausgelotet werden. Zum Beispiel haben viele Organisationen bereits eine Fundraising-Software wie die FundraisingBox, die auch bei Events kreativ genutzt werden kann. Der Vorteil daran: Es ist kein weiteres Event-Tool nötig und die Daten vom Event fließen direkt in das CRM. 

So kann zum Beispiel ein Spendenformular zum Anmeldungsformular umgestaltet werden. Sofern die Teilnahme am Event kostenpflichtig ist (z. B. könnte eine Mindestspende Voraussetzung sein), bieten diese Formulare alles, was dazu gebraucht wird. Wichtig ist, dass benutzerdefinierte Felder angelegt und die Feldbeschriftungen individuell verändert werden können, wie bei der FundraisingBox. Die Features Beitragsvorschläge und Spendenprojekte können z. B. dafür genutzt werden, unterschiedliche Anmeldeoptionen im Formular verfügbar zu machen. 

Nutzt Du auch das FundraisingBox CRM, fließen die Anmeldedaten direkt ins System und können dort nachbearbeitet werden. Zum Beispiel können über die integrierten Workflows automatisch Tags an alle Kontakte vergeben werden, die sich zum Event angemeldet haben. Auch Spendenquittungen können mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden. Mit einem eigens konfigurierten, automatischen Dankes-Mail bestätigst Du die Anmeldungen von ganz allein. Nach dem Event hast Du alle nötigen Daten, um Deine Gäste nach zu betreuen – z. B. mittels Marketing Automation. Solche Tools lassen sich nahtlos an die FundraisingBox anbinden.

Beispiele zur Inspiration – Möglichkeiten für den Einsatz digitaler Fundraising-Tools auf In-Person-Events

Spendenaktions-Wettbewerb

Rufe Deine Community im Vorfeld der Benefiz-Veranstaltung dazu auf, Spendenaktionen zu erstellen und in ihrem Umfeld für Deinen Zweck zu sammeln. Die Top 3 Spendensammler*innen (also die drei erfolgreichsten Aktionen) können z. B. kostenlos am Event teilnehmen, werden vor Ort ausgezeichnet oder erhalten einen gesponserten Gewinn. 

Mit QR-Codes spenden sammeln

QR-Codes, die auf Dein Spendenformular verlinken, können auf einer Veranstaltung nahezu überall angebracht werden. Bei einem Gala-Dinner bieten sich z. B. Tischaufsteller an, aber auch im Programmheft, auf Tickets, Plakaten oder direkt auf eine Leinwand gebeamt machen sie gute Figur. Sie ermöglichen Deinen Gästen, unkompliziert und schnell zu spenden.

Live-Spendenbarometer

Die FundraisingBox hat u. a. ein Spendenbarometer, das alle Spendeneingänge zu einer Spendenaktion in Echtzeit anzeigt. Auf einer Veranstaltung ergeben sich viele gute Einsatzmöglichkeiten: Zum Beispiel auf dem Bildschirm/der Leinwand auf der Bühne. Dort können alle Gäste den aktuellen Spendenstand sehen und werden motiviert, auch etwas beizutragen. Die Moderation könnte sich live bei den Spendenden bedanken.

Auktionen

Charity-Auktionen können ein Highlight auf Deinem Event sein. Ob Kunstwerke, Sachspenden oder Erlebnisse – versteigern lässt sich (fast) alles. Dafür kannst Du entweder eine spezialisierte Software wie OneCause verwenden, oder Du nutzt wieder Deine FundraisingBox: Lass Höchstbietende ihren Beitrag gleich live über QR-Code und Spendenformular bezahlen und die gesamte, erreichte Spendensumme der Auktion im Live-Barometer anzeigen!

Digitale Spendenmöglichkeiten am Info-Stand

Spenden muss schnell und einfach gehen – das kannst Du auf Deinem Event (oder bei Deinem Info-Stand auf einem anderen Event) auch mit der FundraisingBox gewährleisten. Über Mobile Payments wie Google Pay oder Apple Pay lassen Besucher*innen ihre Spende quasi im Vorbeigehen da. 

Live-Streaming vom Event

Hybride Veranstaltungen vereinen die Vorteile von Offline und Online. Mit einem Live-Stream von Deinem Offline-Event erreichst Du auch jene Menschen, die zu weit weg wohnen oder aus anderen Gründen nicht an der Veranstaltung teilnehmen können. Streame die ganze Veranstaltung, oder nur Highlights (z. B. Auftritte von Künstlern, besondere Ansprachen, etc.) – so bekommt Dein Event mehr Reichweite und Du kannst zusätzliche Neuspender*innen akquirieren.

Virtual Reality Erlebnisse bieten

Mit VR können Deine Gäste kurzfristig in eine andere Welt eintauchen – zum Beispiel in Deine Projekte. Solche Angebote kommen immer gut an, weil sie ein besonders immersives Erlebnis bieten. Menschen können sich so spielerisch über Deine Projektarbeit erkundigen, werden emotionalisiert und können dann um eine Spende gefragt werden.

Fotobox mit KI-Filtern

Wenn wir schon bei spielerischen Erlebnissen sind: Fotoboxen sind auf allen Veranstaltungen immer sehr beliebt. Neu und interessant wäre es, diese mit KI-Filtern auszustatten, damit Deine Gäste kreative, witzige Bilder erstellen können. Hast Du jetzt noch einen Sponsor zur Hand, könntest Du mit ihm vereinbaren, für jedes auf Social Media hochgeladene Foto einen gewissen Betrag zu spenden.

Branchen-Messen digital nutzen

Ob Du selbst vor Ort bist, oder einer Deiner Unternehmenspartner: Messen sind auch immer eine gute Möglichkeit, um über die eigene Mission zu informieren und Spenden zu sammeln. Thematisch passen sollte die Messe aber schon, zum Beispiel könntest Du als Tierschutzorganisation auf Haustiermessen vertreten sein, oder Deine Klimaschutzkampagne auf Energiemessen präsentieren. Deine FundraisingBox hilft auch hier, zum Beispiel über ein eigens gestaltetes Online-Spendenformular, das am Messestand ausgefüllt werden kann.

Event-Erfolg messen: Digitale Hilfsmittel

Den Strich unter die Rechnung zu machen kann schon mal komplex werden, wenn Du nicht die richtigen Tools verwendest. Verwendest Du eine Fundraising-Software wie z. B. die FundraisingBox bei Deinen Veranstaltungen, hast Du jedoch alle Einnahmen sofort im Blick – sowohl die Anmelde-Spenden als auch solche, die vor Ort abgegeben wurden. Das CRM macht es einfach, hier den Überblick zu behalten.

Mittlerweile kann man bei der Erfolgsmessung von Events aber auch viele andere Parameter messen – zum Beispiel mithilfe von Sentiment Analyse wie bei knw.. Hierbei handelt es sich um die Speerspitze der Eventtechnologie: Die Gäste werden mit Kameras gefilmt, eine KI wertet dann – DSGVO-konform – die Bilder aus und erstellt spannende Insights über Aufmerksamkeit und Stimmung der Personen. Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Programmpunkte bewertet werden sollen, um beim nächsten Event ein noch spannenderes Programm auf die Beine stellen zu können. Vor allem große Benefiz-Veranstaltungen, bei der hohe Summen gespendet werden, kann sich das Investment in so eine Analyse-Technologie auszahlen.

Weniger aufwändig, aber immer noch aufschlussreich: Kleine Umfragen, die digital ausfüllbar sind, können Dir ebenfalls Anhaltspunkte liefern, um den Erfolg Deiner Benefiz-Veranstaltung zu messen. Auch hier kannst Du QR-Codes verwenden, damit die Gäste den Fragebogen rasch finden.

Digitale Möglichkeiten kreativ einsetzen

Fast jede Organisation hat heute ein Portfolio an Software und Tools, die unterschiedliche Zwecke erfüllen. Aber dabei muss es ja nicht bleiben – viele Funktionen lassen sich kreativ zweckentfremden oder auf originelle Art und Weise einsetzen. So wird aus einem Online-Spendenformular ein Anmeldeformular, aus Dankes-E-Mails Anmeldebestätigungen und aus einer Spendenaktion das Zentrum der Bühne als Barometer. Erkunde die Möglichkeiten, die Du bereits hast!