Risikomanagement in NPOs: Vorbereitung auf Krisen

Risikomanagement bedeutet, sich umfassend auf mögliche zukünftige Krisen vorzubereiten. Das ist besonders für Non-Profits wichtig, da sie aufgrund fehlender finanzieller Rücklagen besonders anfällig für wirtschaftlich unsichere Zeiten sind. Es braucht eine flexible Planung für diverse Szenarien, um im Ernstfall handlungsfähig zu bleiben.

 

Was ist Risikomanagement?

Risikomanagement bedeutet, mögliche Risiken zu identifizieren, zu bewerten und einen Notfallplan für verschiedene Szenarien anzulegen. Durch diese vorbeugenden Maßnahmen können die Auswirkungen einer Krise abgefedert werden. Außerdem sorgt gutes Risikomanagement dafür, dass zeitnah Maßnahmen ergriffen werden können und alle im Team genau wissen, was zu tun ist.

 

Mögliche Risiken für Non-Profits

Es ist nicht die Frage, ob eine neue Krise auf uns zukommt – nur das wann ist nicht ganz sicher. Blicken wir auf die vergangenen Jahrzehnte zurück wird klar, dass Finanzkrisen, Rezessionen und andere Bedrohungen mit Sicherheit irgendwann passieren. Zu den möglichen Risiken, auf die sich NPOs vorbereiten sollten, zählen u. a.:

 

  • Cyber Crime
  • Rezession
  • Finanzkrisen
  • Pandemie/Lock-downs
  • Verlust von wichtigen Großspenden und Förderungen
  • Katastrophen

 

Ein guter, allgemeiner Ansatzpunkt ist es, sich zu fragen, was zu tun ist, wenn die Organisation 10, 20 oder 30 % weniger Budget hat. Welche Tätigkeiten werden priorisiert? Wo kann eingespart werden, ohne die zukunftsfähigkeit der NPO zu gefährden?

 

Szenarien entwerfen

Für jedes mögliche Risiko sollte ein Szenario entworfen werden. Dieses beinhaltet Triggerpunkte, an denen die Notfall-Maßnahmen ergriffen werden. Erarbeite klar definierte Pläne für unterschiedliche Finanzierungs- und Programm-Szenarien. Das schließt zum Beispiel auch Pläne dafür ein, wie besonders wichtige Programme trotz erschwerter Bedingungen weiterhin durchgeführt werden können.

Hilfreich ist hier ein Was-wäre-wenn-Denken. Wenn XY passiert, welche Auswirkungen hätte das auf die finanzielle Situation und die Aktivitäten Deiner Organisation? Jeder gute Projektplan beinhaltet, dass Dinge nicht immer so laufen wie geplant. 

Um rasch reagieren zu können ist es wichtig, das aktuelle Geschehen immer sofort zu reflektieren und mögliche Konsequenzen zu antizipieren. Je schneller die Organisation auf schwieriger werdende Bedingungen reagiert, desto mehr Schaden kann abgewendet werden. Außerdem solltest Du Deine Daten regelmäßig kontrollieren und im Auge behalten. Zeigen essentielle Kennzahlen einen Rückgang an (z. B. die durchschnittliche Spendenhöhe, die Anzahl an Spenden in einem Zeitraum, etc.), können schnell Gegenmaßnahmen ergriffen werden. 

 

Risikomanagement: Den Kern der Arbeit identifizieren

Wenn Vision, Mission, Strategie und Ziele Deiner Organisation klar sind, können auch jene Programme identifiziert werden, die unverzichtbar für den Impact sind. Welche Aktivitäten machen den Kern der Arbeit aus, welche sind absolut essentiell für die Begünstigten oder das Fundraising? Gleichzeitig wird es auch Aktivitäten und Projekte geben, die eher als “Zugabe” betrachtet werden können. Hierüber Klarheit zu haben hilft in Krisenzeiten zu priorisieren und notfalls auf nicht Lebenswichtiges zu verzichten. 

 

Schlüsselpersonen: Ohne wen geht gar nichts?

In jeder Organisation gibt es Menschen, die eine Schlüsselposition einnehmen. Das kann aufgrund ihres einzigartigen Könnens und Wissens oder zum Beispiel aufgrund von unverzichtbaren Kontakten der Fall sein. Dazu zählen natürlich nicht nur Führungskräfte. Wer hat guten persönlichen Kontakt zu Hauptspender*innen oder -sponsoren? Wer besitzt so wichtiges Wissen, dass die NPO ohne diese Menschen nicht mehr agieren könnte? Diese Mitarbeitenden sollten in Krisenzeiten eng in Lösungsfindungsprozesse eingebunden werden. Außerdem hilft dieses Wissen dabei, im absoluten Notfall entscheiden zu können, ob und wer gekündigt werden muss.

Welche Personen in Deiner Organisation haben Schlüsselpositionen, -Wissen, -Kontakte oder -Fähigkeiten, die es während einer Krise unbedingt benötigt?

Kommunikation in der Krise

Risikomanagement beinhaltet auch Maßnahmen zur transparenten und regelmäßigen Kommunikation mit Deinen Haupt-Geldgeber*innen. Besonders in turbulenten Zeiten ist es wichtig, zu diesen Personen engen Kontakt zu halten. Regelmäßige Gespräche und offene Kommunikation sind Schlüsselkomponenten für eine erfolgreiche Krisenbewältigung. 

Inhalt dieser Gespräche sollte sein, was die Organisation sich in naher Zukunft erwartet, welche Schwierigkeiten auf sie zukommt und welche Antworten darauf geplant sind. Ebenso sollte diese Transparenz auch beim Gegenüber eingefordert werden: Sind Änderungen an seinem Engagement geplant, was sind seine Prioritäten und kann die Person bei der Bewältigung der Krise helfen?

Da Krisen sehr oft genau jene Verhältnisse aufzeigen und sichtbarer machen, gegen die Non-Profits eintreten, sind sie eine Chance für die Kommunikation. Sie helfen dabei, das “Warum” klarer zu sehen und das “Wie” neu zu überdenken. Wenn eine Krise die allgemeine Aufmerksamkeit auf einen Notstand lenkt, kann eine NPO genau dort einhaken und Hilfe bzw. Lösungen anbieten. 

 

Schnelle Entscheidungsfindung

Agil und wendig zu bleiben und zu schnellen Entscheidungen zu finden, kann den Unterschied ausmachen, ob man gut durch eine Krise kommt, oder nicht. Nicht nur im Ernstfall, sondern generell ist es keine schlechte Idee, Entscheidungsbefugnisse nach unten zu delegieren. Denn allzu oft sammeln sich viele Aufgaben auf den Schreibtischen der Führungskräfte, wodurch sie zum Flaschenhals für die ganze Organisation werden. Dezentrale Befugnisse führen zu einer besseren Anpassungsfähigkeit an veränderte Umstände.

 

Innovation und Anpassung

Risikomanagement beinhaltet auch, entsprechenden Raum zu lassen, um situativ auf Veränderungen reagieren zu können. Manchmal müssen Prozesse überdacht oder neue Methoden ausprobiert werden. In diesem Punkt können Krisen wirklich als Chance begriffen werden, um Innovation zu ermöglichen und sich agil anzupassen. Besonders in turbulenten Zeiten sollte der Mut vorhanden sein, “Think big” anzuwenden – denn dies kann helfen, neue und bessere Wege zu finden. 

 

Risikomanagement und Daten

Eine solide Datenlage ist wichtig, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Außerdem helfen Daten dabei, Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Die Planung im Risikomanagement sollte konsequentes Messen, Auswerten und Vergleichen beinhalten, damit man weiß, wo man gerade steht und mögliche Gefahren rechtzeitig erkennen kann.

 

Diverse Finanzierung

Risikomanagement bedeutet auch, die richtige Vorsorge für die identifizierten Krisen-Szenarien zu treffen. Dazu gehört an erster Stelle eine stabile Finanzierung der laufenden Tätigkeiten. Einige wenige Geldgeber*innen zu haben, macht die Organisation von diesen abhängig. Fällt eine*r von ihnen weg, reißt das meistens ein großes Loch ins Budget. Daher ist es sinnvoll, auf verschiedene Einkommensquellen zu setzen. Mindestens 3-4 sollten es sein, um divers genug zu sein und dennoch den Aufwand klein zu halten. 

Wenn möglich sollte auch ein Notfall-Fonds in Höhe der Kosten von 3 – 4 Monaten angelegt werden. Auf diese Reserve kann im Ernstfall zurückgegriffen werden. Rücklagen machen resilient und federn finanzielle Rückschläge ab.

Gleichzeitig sollte keinesfalls am Fundraising gespart werden – denn immerhin sind das die Aktivitäten Deiner NPO, die das Geld einbringen. In akuten Krisen kann es jedoch gut sein, sich auf jene Maßnahmen zu fokussieren, die am besten funktionieren. So ist z. B. die Neuspender*innen-Gewinnung aufwändiger und teurer, als die Reaktivierung und das Halten bestehender Spender*innen. 

 

Auf das Team achten

Krisen sind immer belastend – auch im Privaten. Deine Mitarbeitenden sind also in schwierigen Zeiten gefährdeter für Burnout und wenn der Druck in der Arbeit steigt, auch für Unzufriedenheit. Sorge also dafür, dass besonders jetzt Lob für geleistete Arbeit und Erfolge ausgesprochen wird. Stärke den Teamgeist und Zusammenhalt, indem Du daran erinnerst, was ihr schon gemeinsam geschafft habt. Denn eine Kündigungswelle kann das schönste Risikomanagement durcheinander bringen.

 

Risikomanagement fördert Resilienz

Insgesamt ist eine gut durchdachte Planung, die Flexibilität, Innovation und klare Ziele einschließt, entscheidend für den Erfolg einer Organisation in Krisenzeiten. Nutze diese Gelegenheiten, um nicht nur zu überleben, sondern auch zu gedeihen und die Mission klar im Blick zu behalten. Mit einem umfassenden Risikomanagement sorgst Du dafür, dass deine Organisation resilient wird.

 

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