Als Fundraiser*in weißt Du, wie wichtig manche Ereignisse sind, um Beziehungen zu den Spendenden aufzubauen, den richtigen Zeitpunkt für die Bitte nach einer Dauerspende zu finden oder übersichtliche Daten im CRM zu haben. Deshalb stehen allen FundraisingBox-CRM-Nutzenden unsere automatischen Workflows zur Verfügung. Je nachdem, welche Prozesse und Vorgehensweisen ihr in eurer NGO definiert habt, könnt ihr jetzt viele davon ganz automatisch abbilden. Das bedeutet mehr Zeit, weniger manuelle Fehler und eine verbesserte Spender*innen-Kommunikation.
Inhalt
Automatisierte Workflows – Einmaliges Setup, anhaltende Vorteile
Automatisierte Workflows – Einmaliges Setup, anhaltende Vorteile
Einmal eingerichtet, ermöglichen die automatisierten Workflows des FundraisingBox CRM eine signifikante Reduzierung des manuellen Aufwands bei der Spenderkommunikation. Dieses System ist deshalb so bemerkenswert, da es derzeit die einzige Fundraising-Software ist, die solche Automationen standardmäßig anbietet.
Es gibt viele praktische Anwendungsmöglichkeiten der Workflows. Durch eine zeitnahe, personalisierte Kommunikation kannst Du so die Beziehungen zu Deinen Spendenden verbessern und zielgerichteter fundraisen. Manuelle Aufgaben werden reduziert, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler reduziert. Mit der neu gewonnenen Zeit kannst Du entweder mehr strategisch arbeiten und Deine Fundraising-Programme weiter ausbauen oder Dich auf persönliche Interaktionen konzentrieren.
So gehst Du vor in der FundraisingBox
In der linken Seitenleiste findest Du einen Bereich für Workflows. Klicke auf Workflows und dann auf Übersicht. Hier siehst Du bereits erstellte Workflows und kannst neue erstellen. Ein Workflow setzt sich aus drei Elementen zusammen: Einem Auslöser, einem Filter und einer Aktion. Wir zeigen Dir nun, wie Du diese 3 Elemente erstellst, um einen Workflow anzulegen.
Workflow anlegen
Um einen neuen Workflow anzulegen, klicke oben rechts auf Neuen Workflow anlegen oder wähle auf der Übersichtsseite einen Auslöser aus. Wenn Du einen Auslöser direkt auf der Übersichtsseite auswählst, wird dieser Auslöser im nächsten Bearbeitungsschritt vorausgewählt.
#1 Wähle einen Auslöser aus
Gib dem Workflow einen Namen, wähle einen Status und das Datum für die erste Ausführung. Wenn Du keinen Auslöser vorausgewählt hast, werden Dir nun mehrere Auslöser zur Auswahl angeboten. Du kannst hier z. B. einstellen, dass jede Person drei Tage vor seinem/ ihrem Geburtstag eine E-Mail erhält.
#2 Wende Filter an
Für bestimmte Auslöser kannst Du unterschiedliche, optionale Filter verwenden, um den Auslöser weiter einzugrenzen. Es ist auch möglich, mehrere Filter miteinander zu kombinieren. Mit dem Filter Zahlungsarten kannst Du z. B. eine automatische Aufgabe nach Eingang einer Spende mit einer bestimmten Zahlungsart erstellen.
Mit den Filtern kannst Du z. B:
- ein bestimmtes Formular auswählen (z. B. “Spendeneingang” + “Patenschaftsformular”),
- einen Zahlungsrhythmus (z. B. “Neuer Dauerauftrag” + “monatlich”)
- bestimmte Projekte (z. B. “Neue Großspende” + “Regenwald”),
- bestimmte Tags (z. B. “Geburtstag” + Tag “Großspender*in”) oder
- bestimmte Zahlungsarten (z. B. “Rücklastschrift” + “Wikando Lastschrift”).
#3 Erstelle eine Aktion
Nachdem Du einen Auslöser ausgewählt und konfiguriert hast, kannst Du eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll, wenn der Auslöser eintritt. An dieser Stelle kannst Du z. B. für einen Geburtstag festlegen, dass das Geburtstagskind eine personalisierte E-Mail erhält.
Folgende drei Aktionen sind möglich:
E-Mail erstellen: Definiere eine bestimmte personalisierte E-Mail-Vorlage, Empfänger*innen und eine Absenderadresse.
Aufgabe erstellen: Lasse dich selbst oder Kolleg*innen automatisch über den Versand einer Aufgabe im CRM benachrichtigen.
Tag erstellen: Füge dem entsprechenden CRM-Kontakt ein bestehendes oder ein von dir definiertes neues Tag hinzu.
#4 Speichern
Klicke oben rechts auf Speichern und schon hast du einen Workflow erstellt.
Erstellte Workflows bearbeiten
Nachdem Du Deinen ersten Workflow erstellt hast, erscheint dieser in der Übersicht. Klicke auf das kleine Dreieck links neben dem Namen des Workflows und bearbeite ihn nach Deinen Wünschen.
Protokoll einsehen
Im Bereich Workflows im Unterbereich Protokoll kannst Du die ausgeführten Workflows und weitere Details in einer Tabelle einsehen. Behalte hier den Überblick über Deine Workflows und deren Ausführung.
9 praktische Anwendungsbeispiele
1. Spender*in hat Geburtstag: Lasse ganz automatisch zwei Wochen vor dem Geburtstag ein E-Mail verschicken, in dem das Geburtstagskind aufgefordert wird, eine Spendenaktion zu starten. Du kannst auch auf die Option von Geschenkspenden in den FundraisingBox Spendenformularen hinweisen. Am Geburtstag selbst kannst Du dann ein automatisches E-Mail mit Glückwünschen versenden lassen.
2. Neue Großspende: Verpasse keine neue Großspende, indem Du Dich automatisch benachrichtigen lässt, wenn es soweit ist. So kannst Du Dich entweder persönlich per Telefon zeitnah bedanken, oder ein spezielles Dankesschreiben für Großspender*innen automatisch verschicken lassen. Zudem kannst Du dem Kontakt im CRM automatisch den Tag “Großspender*in” hinzufügen lassen, damit Du Dir jederzeit mit einem Klick alle entsprechenden Kontakte anzeigen lassen kannst.
3. Projektupdates versenden: Durch den Projekt-Filter ist es möglich, allen Spender*innen, die für ein bestimmtes Projekt gespendet haben, nach einem gewissen Zeitraum automatisch ein E-Mail mit Updates zu schicken. Zum Beispiel könntest Du diese Funktion nutzen, um nach sechs Monaten Erfolge zu kommunizieren und nach einer zweiten Spende zu fragen.
4. Einzelspenden zu Dauerspenden machen: Spender*innen, die dir regelmäßig Einzelspenden zukommen lassen, können durch die Workflows identifiziert werden. Dann könntest Du ihnen entweder eine E-Mail mit der Bitte um einen Dauerauftrag zusenden lassen, oder direkt persönlich anrufen.
5. Dankesgeschenke für Daueraufträge und Mitgliedschaften: Deine NGO verschenkt T-Shirts, Stofftiere oder Ähnliches für neue Daueraufträge, Patenschaften oder Mitgliedschaften? Auch das kannst Du automatisieren, damit Du nicht mehr manuell nach den entsprechenden Empfänger*innen suchen musst.
6. Upgrading nach einem Jahr: Lasse Dich benachrichtigen, wenn ein Dauerauftrags-Jubiläum ansteht. Dann kannst Du Dich nicht nur persönlich bedanken, sondern auch gleich über Upgrading-Möglichkeiten informieren.
7. Begrüßung neuer Mitglieder: Jemand hat Dein Mitgliedschafts-Formular ausgefüllt? Dann lass den Kontakt sofort automatisch als “Mitglied” taggen und verschicke eine Willkommens-E-Mail, die genau auf diesen Fall zugeschnitten ist.
8. Rückbuchung einer Spende: Wenn die Bank eine Rückbuchung veranlasst, kostet das meistens Gebühren. Die kannst Du verhindern, indem Du Dich sofort bei einer Rückbuchung benachrichtigen lässt und den*die jeweilige*n Spender*in kontaktierst.
9. Ablaufende Kreditkarten: Kreditkarten sind eine beliebte Möglichkeit für Dauerspenden. Hat eine Karte jedoch ihr Ablaufdatum erreicht, endet auch der Dauerauftrag. Lass Dich von einem Workflow automatisch benachrichtigen, damit Du rechtzeitig bei den Spendenden anrufen und nach den neuen Kreditkarten-Daten fragen kannst.
Wie Du die Workflows in Deinem FundraisingBox CRM im Detail konfigurierst, liest Du in unserem Hilfecenter-Artikel.
Wenn Du mehr über Automatisierung in NGOs lesen möchtest, empfehle ich Dir unseren Überblicksartikel zum Thema: Automatisierung im Fundraising
