Digitalisierung in NGOs: Tools, Skills und Ressourcen

Seit Jahrzehnten hören wir das Schlagwort Digitalisierung, doch noch nie war es so wichtig wie heute, Prozesse und Touchpoints zu digitalisieren. Bei jüngeren Generationen wird bereits vorausgesetzt, dass man online spenden kann und dass moderne Zahlungsarten angeboten werden. Auch bei der Arbeit sind digitale Tools mittlerweile Standard geworden.

NGOs tun gut daran, ihre alten Excel-Listen gegen CRMs auszutauschen und ihre Dokumente in der Cloud zu speichern, statt hunderte Ordner in einem Büro zu lagern. Aber was braucht es für erfolgreiche Digitalisierung?

Begriffsklärung: Digital heißt nicht (nur) Online

Häufig wird Digitales Fundraising und Online Fundraising synonym verwendet, doch das ist nicht ganz richtig. Online Fundraising ist die Beschaffung von Mitteln für gemeinnützige Zwecke über das Internet. Es umfasst dabei nicht nur den Spendenvorgang selbst, sondern auch Maßnahmen zur Kommunikation, Marketing und Beziehungsaufbau über Online-Kanäle wie Social Media. Online Fundraising wird z. B. über ein Spendenformular auf der Organisations-Website, Social Media Kampagnen oder auch Charity Shopping realisiert. 

Im Gegensatz dazu geht Digital Fundraising über die reine Nutzung des Internets hinaus. Es bezieht alle digitalen Technologien mit ein, die sowohl online als auch offline eingesetzt werden können. Das können z. B. QR-Codes, SMS-Spenden, VR-Brillen oder die Analyse von Spender*innen-Daten mit KI sein. Digital Fundraising integriert vielfältige digitale Werkzeuge und Technologien um Mittel zu beschaffen. Digitalisierung meint also die Verschmelzung von Online- und Offline-Welten mithilfe von Technologie und durchdringt alle Lebensbereiche.

Wenn Du mehr über den Unterschied zwischen Online und Digital Fundraising wissen willst, lies diesen Artikel:

Vor allem in Hinblick auf den demografischen Wandel unter den Spender*innen ist Digitalisierung von Bedeutung. Natürlich spielen traditionelle Fundraisingmethoden wie Direct Mailing oder Telefonkampagnen nach wie vor eine wichtige Rolle, doch Digitales Fundraising gewinnt zunehmend an Bedeutung. Besonders Millenials und Gen Z betrachten digitale Mittel als Standard – zum Beispiel beim Onlinespenden: Digitale Zahlungsmöglichkeiten wie Apple Pay und Google Pay werden immer häufiger genutzt. Damit NGOs diese einfach anbieten können, haben viele Software Dienstleister diese Zahlungsarten in ihren Formularen integriert (z. B. die FundraisingBox). Wenn man sich für eine Software entscheidet, sollte man auch gleich Wert auf ein gutes CRM legen, um die Spenden- und Spender*innen-Verwaltung zu digitalisieren. 

Status quo der Digitalisierung in NGOs

Eine der wichtigsten Studien zur Digitalisierung ist der Digital Global Overview Report. Er erhebt den Status quo der Digitalisierung und die Nutzung von digitalen Tools weltweit. Wir haben uns den Report aus 2021 genauer angesehen: Er zeigt, dass es eine zunehmende Nutzung von digitalen Technologien auf der ganzen Welt gibt. So wird das Internet von rund 4,6 Milliarden Menschen genutzt, 4,2 Milliarden Menschen sind auf Social Media aktiv. Für NGOs bedeutet das, dass sie ihre Zielgruppen zunehmend im Internet auffinden und digitaler Content wie Videos, Blogs und Social Media Kanäle immer wichtiger werden. Außerdem nutzen die meisten Menschen ihre mobilen Geräte um ins Internet zu gehen. Das unterstreicht die Wichtigkeit von mobil-optimierten Inhalten und QR-Codes für das digitale Fundraising. 

Wenn du noch mehr Insights aus dem Report lesen willst, empfehlen wir Dir den unten verlinkten Artikel, in dem wir die für NGOs wichtigsten Aspekte aus dem Report zusammengefasst haben. Wenn Du an den Ergebnissen des Reports aus 2023 interessiert bist, kannst du diese hier einsehen: Digital 2023 Global Overview Report.

Digitalisierung heißt u.a. CRM statt Excel

Digitalisierung umfasst aber nicht nur Touchpoints für Spendende, sondern auch die Arbeitsweise von NGOs. Wo früher unübersichtliche und komplizierte Excel-Tabellen benutzt wurden, stellen heute viele Organisationen auf CRM-Systeme um. CRM steht für “Customer Relationship Management”. Diese Software ermöglicht es, Spender*innen- und Spendendaten zentral zu speichern, zu verwalten und zu analyseren, was das Donor Management erheblich erleichtert. Viele CRMs haben zudem weitere Features wie automatisierte Dankesmails, Spendenquittungen und Aufgabenmanagement. Ein CRM unterstützt das NGO Team dabei, effizienter und besser zu arbeiten, Zeit zu sparen und die Kommunikation mit Spendenden zu verbessern.

Ein CRM ist mehr als nur eine Datenbank: es ist ein wesentliches Werkzeug für professionelles und zukunftssicheres Fundraising. Ein weiterer Vorteil von CRM gegenüber Excel ist die Sicherheit der Daten, denn ein File mit personenbezogenen und sensiblen Daten kann sehr schnell und einfach in die Hände von Cyber-Kriminellen gelangen. CRM-Systeme arbeiten mit Verschlüsselung und haben wichtige Zugangssicherheiten implementiert.

Digitale Sicherheit

Wer immer mehr in der digitalen Welt zuhause ist, sollte sich auch über Sicherheit Gedanken machen. Cyber-Kriminelle sind besonders auf einfache Ziele aus, bei denen es sensible Daten zu stehlen gibt. NGOs sind da besonders gefährdet: Sie speichern nicht nur personenbezogene Daten wie Namen und Adressen, sondern auch Zahlungsdaten der Spendenden. Je nach Thema der Organisation können zusätzliche sensible Daten hinzukommen, wie z. B. Gesundheitsinformationen von Betroffenen oder Ähnliches.

Um sich und die Spender*innen-Daten gut zu schützen, gibt es relativ einfach umzusetzende Maßnahmen, die alle Mitarbeitenden beachten sollten. Darunter fallen z. B. starke Passwörter, das Meiden öffentlicher Netzwerke, die Trennung von beruflichen und privaten Geräten und regelmäßige Software-Updates. Wenn Du mehr darüber wissen willst, wie man sich sicher in der digitalen Welt bewegt, findest Du weitere Tipps in unserem Artikel: 

Skills und Know How für die Digitalisierung

Nicht nur in Bezug auf die IT-Sicherheit braucht es entsprechendes Wissen. Digitale Skills sind unverzichtbar, wenn eine NGO sich digitalisieren möchte. Doch häufig fehlt dieses Wissen bei Führungskräften und Mitarbeitenden, was die Umsetzung erheblich erschwert. Was kann da getan werden? Natürlich ist gezielte Weiterbildung für Mitarbeitende zentral, aber auch die Auswahl geeigneter Software ist wichtig. Diese sollte möglichst intuitiv zu nutzen und unkompliziert sein. Generell ist es wichtig, eine möglichst einfache IT-Infrastruktur zu verwenden, um den Umstieg von analog auf digital zu meistern. 

Eine weitere Möglichkeit mit fehlendem Know How umzugehen ist das Heranziehen von externen Experten. Es gibt zahlreiche Beratende und Agenturen, die in den Bereichen Strategie, Webentwicklung, Digitalisierung, CRM-Inegration und digitale Kommunikation behilflich sein können. Bei der Auswahl der passenden Unterstützung sollte darauf geachtet werden, dass der jeweilige Dienstleistende sich mit der verwendeten Infrastruktur auskennt. Wer beispielsweise die FundraisingBox nutzt tut gut daran, sich im Experten-Netzwerk dieses Dienstleisters umzusehen. So ist gewährleistet, dass die zur Verfügung stehenden Tools und Features optimal eingesetzt werden. 

Auf lange Sicht gesehen ist es aber trotzdem unerlässlich, das Team in digitalen Skills zu schulen und diese auch beim Recruiting zu bedenken. Digitale Arbeitsmittel werden zukünftig immer mehr zum Standard werden – wer heute schon nicht mehr mitkommt, wird in ein paar Jahren noch mehr Probleme haben. Führungskräfte sollten hier also Weiterbildung und kontinuierliches Lernen ermöglichen. Dazu gehört auch, neue Technologien auszuprobieren und sich damit vertraut zu machen. Das ist wichtig, um den Herausforderungen der Digitalisierung begegnen zu können und die Chancen zu nutzen, die sie für effizientere Arbeitsprozesse bietet.

Ressourcen sinnvoll einsetzen

Ressourcen sind in NGOs immer knapp – ob zeitlich oder finanziell. Daher ist es umso wichtiger, die verfügbaren Mittel effizient einzusetzen. Digitalisierung bietet hier große Chancen, wenn sie richtig umgesetzt wird. Zum Beispiel kann mithilfe von Technologie automatisiert werden – sowohl zeitraubende Routineaufgaben wie Datenexporte und -importe, als auch Kommunikation mit Spendenden oder die Zahlungsabwicklung. Dadurch können die Mitarbeitenden ihre Energie und Zeit auf kreativere und strategischere Aufgaben konzentrieren, was wiederum gut für das Fundraising und die Entwicklung neuer Projekte ist. 

In unserem Artikel zeigen wir verschiedene Szenarien und Lösungsansätze auf, wie Digitalisierung durch automatisierte Systeme und integrierte Plattformen helfen kann, Prozesse zu straffen und die Datenqualität zu verbessern:

Umweltschonend digitalisierend

Im Angesicht der Klimakrise sollte man überall den Umweltschutz mitdenken – so natürlich auch bei der Digitalisierung in NGOs. Die vermehrte Nutzung von Geräten, Rechenzentren und Datenübertragung verursacht CO2-Emissionen, was häufig übersehen und vernachlässigt wird. Digitale Technologien verursachen jährlich rund 0,85 Tonnen CO2 pro Person. Daher ist es wichtig, den Energieverbrauch durch bewusste Nutzung zu minimieren. Das kann teilweise sehr einfach umgesetzt werden, zum Beispiel durch die längere Nutzung von Geräten, die Reduzierung der Bildschirmhelligkeit oder das Deaktivieren von Autoplay-Funktionen. Wenn Du noch mehr darüber wissen willst, wie Du Deinen digitalen CO2-Fußabdruck reduzieren kannst, lies hier weiter:

Inklusiv digital

Wie weiter oben angemerkt, sind digitale Angebote vor allem für jüngere Generationen wichtig. Doch die älteren Zielgruppen sind nach wie vor sehr spendenaffin und daher mindestens genauso wichtig für NGOs. Es ist daher wichtig, ältere Menschen bei der Digitalisierung mitzudenken und sie nicht von dieser Entwicklung auszuschließen. Das kann zum Beispiel durch eine entsprechend inklusive, barrierefreie Gestaltung von digitalen Angeboten bei gleichzeitiger Beibehaltung traditioneller Kommunikationsmethoden wie Direct Mailings und Telefonkampagnen erreicht werden. 

Lies hier mehr darüber, wie du dieses ethisch, aber auch strategisch wichtige Thema richtig umsetzt:

Ein Blick in die Zukunft?

Technologie bietet heute schon fantastische Möglichkeiten und sie entwickelt sich laufend weiter. So werden sich auch die Möglichkeiten zu spenden und mit NGOs in Kontakt zu treten zukünftig ändern – es werden immer neue Kanäle hinzukommen und neue Chancen bieten. Wir haben in unserem Artikel über die fiktive Spenderin Anna und ihr Engagement für eine fiktive NGO einen Blick in die Glaskugel gewagt, der eine mögliche Spenden-Zukunft darstellt: