Sachspenden und Spendenquittung: Ein Leitfaden für Vereine und gemeinnützige Organisationen
Ob technische Ausstattung, Möbel oder Material für Benefizaktionen – Sachspenden helfen Dir, Deine Ziele zu erreichen und gleichzeitig Dein Budget zu schonen.
Doch neben den vielen Chancen gibt es auch Herausforderungen. Sachspenden bedeuten Verantwortung. Du musst den Wert der Spende korrekt ermitteln, rechtliche Vorgaben beachten und gegebenenfalls eine passende Spendenquittung (auch Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung genannt) ausstellen. Unsere Tipps und Beispiele geben Dir praktische Lösungen an die Hand, damit Deine Organisation, bzw. Dein Verein das Potenzial von Sachspenden voll ausschöpfen kann.
Wichtig: Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern stammen aus allgemein zugänglichen Quellen. Wir empfehlen eine Beratung bei einer spezialisierten Kanzlei. Allgemeine Infos zum Thema Spendenquittung findest Du in unserem Übersichtsartikel.
Inhalt
Sachspenden – ein möglicher Gewinn für Deine Organisation
Spendenquittungen für Sachspenden ausstellen – das sind die Bedingungen
So ermittelst Du den Wert von Sachspenden
Das Wichtigste zu Sachspenden und Spendenquittungen in Kürze
- Sachspenden sind Zuwendungen in Form von Gegenständen, zum Beispiel Möbeln, Technik oder Materialien.
- Eine Spendenquittung für Sachspenden ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Entscheidend sind unter anderem die steuerliche Berechtigung Deiner Organisation, die unentgeltliche Zuwendung und die Verwendung für steuerbegünstigte Zwecke.
- Der Wert einer Sachspende muss nachvollziehbar ermittelt und dokumentiert werden.
- Für Sachspenden aus Privat- und Betriebsvermögen gelten unterschiedliche Regeln bei der Bewertung.
- Bei hochwertigen oder schwer zu bewertenden Sachspenden empfiehlt sich eine fachliche steuerliche oder rechtliche Prüfung.
Was ist eine Sachspende?
Eine Sachspende ist eine unentgeltliche Zuwendung in Form eines Gegenstands an eine gemeinnützige oder steuerbegünstigte Organisation. Dazu zählen zum Beispiel Möbel, technische Geräte, Fahrzeuge oder Materialien für Projekte. Anders als bei einer Geldspende erhält Deine Organisation keinen Geldbetrag, sondern einen materiellen Wert.
Laut Deutschen Spendenmonitor1 sind 80 Prozent der Bevölkerung Sachspender*innen. Logisch also, dass Sachspenden für Deine Organisation ein echter Gewinn sein können. Sie bieten Dir und Deinem Verein die Möglichkeit, wichtige Ressourcen zu erhalten, ohne finanzielle Mittel einzusetzen.
Wann darf eine Spendenquittung für eine Sachspende ausgestellt werden?
Eine Spendenquittung für eine Sachspende kannst Du ausstellen, wenn Deine Organisation dazu steuerlich berechtigt ist, die Zuwendung ohne Gegenleistung erfolgt und der Gegenstand für steuerbegünstigte Zwecke verwendet wird. Zusätzlich muss der Wert der Sachspende korrekt ermittelt und dokumentiert werden.
Im Detail sind das die folgenden Bedingungen, die Dir dabei helfen, einzuschätzen, ob Deine Organisation die Voraussetzungen erfüllt. Wende Dich am besten an eine Anwältin bzw. an einen Anwalt, um eine verbindliche Rechtsberatung zu den Voraussetzungen zu bekommen.
1. Bedingung: Gemeinnützigkeit Deiner Organisation: Deine Organisation muss als gemeinnützig und steuerbegünstigt anerkannt sein. Dies wird vom Finanzamt in Form eines Freistellungsbescheids (muss nach spätestens fünf Jahren erneuert werden) nachgewiesen.2
2. Bedingung: Freiwillig und ohne Gegenleistung: Sachspenden müssen freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgen. Formen des Sponsorings, bei dem ein Verein z. B. Werbung als Gegenleistung für die Sachspende macht, sind daher nach unserer Kenntnis nicht absetzbar.2
3. Bedingung: Verwendung für steuerbegünstigte Zwecke: Die gespendete Sache muss unmittelbar zur Verwirklichung der steuerbegünstigten Zwecke Deines Vereins verwendet werden können. Setzt sich Dein Verein zum Beispiel für den Umweltschutz ein, muss die Sachspende auch für diesen Zweck verwendet werden können. Hier kann Euch ein Anwalt oder eine Anwältin sicher beraten.3
Sonderregelungen und Ausnahmen
Erfolgt die Sachzuwendung für einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, kann keine abzugsfähige Sachspende vorliegen. Dies ist der Fall, wenn Sachspenden gesammelt und dazu verwendet werden, zusätzliche Einnahmen zu generieren. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn die Einnahmen anschließend für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Ein Beispiel hierfür sind gespendete Getränke, die bei einer Benefizveranstaltung verkauft werden.3
Weitere Ausnahmen können etwa bei bestimmten steuerbegünstigten Zweckbetrieben bestehen, beispielsweise Einrichtungen der Wohlfahrtspflege oder Inklusionsbetrieben. Da die Voraussetzungen stark vom konkreten Fall abhängen, sollte Deine Organisation die steuerliche Einordnung vorab prüfen lassen.3
Übrigens: Spendenquittungen solltest Du immer nach einem amtlichen Muster erstellen und ausstellen. Das geht ganz einfach, wenn Deine Spendensoftware solche rechtskonforme Muster (für das Finanzamt) benutzt. Erfahre in diesem Artikel, wie Du Spendenquittungen mit der FundraisingBox ausstellst.
So ermittelst Du den Wert von Sachspenden
Die korrekte Bewertung einer Sachspende ist entscheidend. Wenn Deine Organisation falsche Sachwerte ermittelt, führt dies zu falschen Spendenquittungen. Daraus resultierende Haftungsrisiken solltest Du unbedingt vermeiden.
Beachte den Unterschied zwischen Spenden aus dem Privatvermögen und Spenden aus dem Betriebsvermögen. Denn je nachdem, woher die Sachspenden stammen, liegt die Verantwortung für die Wertermittlung entweder bei Deiner Organisation oder bei der spendenden Institution. Auch hier gilt: Diese Hinweise gelten als Orientierung. Um Fehler zu vermeiden, wendest Du Dich im Zweifelsfall an eine Rechtsberatung.
So machst Du das Beste aus Sachspenden
Sachspenden bieten gemeinnützigen Organisationen Potenziale – sowohl für den direkten Einsatz als auch für kreative Wege, finanzielle Mittel zu generieren. Wichtig ist dabei, dass Ihr die gesetzlichen Bestimmungen beachtet und den richtigen Wert sowie eine korrekte Spendenquittung ausstellt. Hier die wichtigsten Ansätze, mit denen Du Sachspenden zum Zweck Deiner Organisation einsetzen kannst.
Tipp #1 Direkte Verwendung für Projekte und Zwecke
Viele Sachspenden kannst Du direkt für Deine gemeinnützigen Projekte verwenden. So sparst Du unter Umständen Geld und kannst wichtige Ressourcen effizient einsetzen.
Beispiele:
- Ein Baumarkt spendet Baumaterialien, die Dein Verein für Renovierungsarbeiten eines Gemeinschaftshauses einsetzt.
- Eine Privatperson spendet Decken und Schlafsäcke, die an obdachlose Menschen verteilt werden.
Tipp #2 Verkauf zur Mittelgenerierung
Auch der Verkauf gespendeter Gegenstände kann Deiner Organisation Einnahmen bringen. Dabei solltest Du bereits bei der Annahme der Sachspende klären, wofür der Gegenstand bestimmt ist. Werden Sachspenden von vornherein gesammelt, um sie im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu verkaufen, kann dafür grundsätzlich keine Spendenquittung ausgestellt werden. Dass die späteren Einnahmen für gemeinnützige Zwecke eingesetzt werden, ändert daran nicht automatisch etwas.
Internetauktionen können eine eine Möglichkeit sein, um als Vermittler*in für den Verkauf aufzutreten. Hierzu solltest Du im Zweifel Rechtsrat oder Tipps bei einer Steuerkanzlei einholen.
Neu seit 2026: Für steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe gemeinnütziger Organisationen gilt eine Einnahmengrenze von 50.000 Euro pro Jahr. Sie kann relevant werden, wenn Deine Organisation beispielsweise gespendete Gegenstände verkauft. Die Grenze betrifft die steuerliche Behandlung dieser wirtschaftlichen Tätigkeit. Sie entscheidet jedoch nicht darüber, ob für die ursprüngliche Sachspende eine Spendenquittung ausgestellt werden darf.5
Tipp #3 Tausch oder Weitergabe an Partnerorganisationen
Manchmal passen Sachspenden nicht zu den aktuellen Bedürfnissen Deiner Organisation. In solchen Fällen kannst Du Kooperationen mit anderen gemeinnützigen Organisationen und Vereinen eingehen. Ein Tausch oder die Weitergabe der Spende kann beiden Seiten helfen.
Beispiel: Dein Verein erhält Spielzeug, benötigt jedoch dringend Schulmaterialien. Du tauschst die Spielzeugspenden mit einer anderen Organisation, die sich auf Kinderhilfsprojekte spezialisiert hat.
Tipp #4 Kreative Einsatzmöglichkeiten
Sachspenden können auch genutzt werden, um kreative Lösungen für Dein Fundraising zu entwickeln:
- Verlosungen und Gewinnspiele: Verwende hochwertige Sachspenden als Preise, um Spender*innen zu motivieren.
- Workshops und Kurse: Sachspenden wie Bastelmaterialien oder Werkzeuge eignen sich perfekt, um Veranstaltungen für Deine Zielgruppe zu organisieren.
Tipp #5 Transparenz und Wertschätzung
Damit Du langfristig von Sachspenden profitierst, ist es wichtig, die Spender*innen aktiv einzubinden und ihre Unterstützung sichtbar zu machen:
- Bedanke Dich: Nenne Spender*innen in Newslettern oder sozialen Medien (sofern sie zustimmen) oder teile ihnen in einem Dankschreiben Eure Dankbarkeit für die Spende mit.
- Zeige den Nutzen: Dokumentiere, wie Sachspenden verwendet wurden, und teile diese Geschichten mit Deiner Community.
Fazit: Sachspenden clever nutzen – Potenziale ausschöpfen
Sachspenden sind eine wertvolle Ressource für gemeinnützige Organisationen und Vereine. Sie helfen Dir, Projekte zu realisieren, Kosten zu sparen und neue finanzielle Mittel zu generieren. Gleichzeitig erfordern sie eine durchdachte Planung, um den gesetzlichen Anforderungen an Sachspenden und Spendenbescheinigungen zu entsprechen und den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Achte bei Sachspenden auf eine korrekte Wertermittlung und überprüfe im Falle eines Weiterverkaufs sorgfältig, ob es sich bei Deinen Aktivitäten um einen wirtschaftlichen Betrieb handelt.
Quellen:
