Dankesschreiben für eine Spende: 6 Tipps und Vorlagen, um richtig Danke zu sagen
Viele kennen es wahrscheinlich: Ein Dankeschön nach einer guten Tat oder einem Gefallen tut der Seele gut. Daher ist es auch so wichtig, Deinen Spender*innen Dankbarkeit zu zeigen. Ein Dankesschreiben für eine Spende ist ein wichtiger Schritt, um eine gute Bindung zu Deinen Spender*innen aufzubauen.
Es zeigt Wertschätzung und macht eine weitere Spenden wahrscheinlicher. Ein wichtiger Baustein für Dein Fundraising. Aber wie bedanke ich mich für eine Spende? Generell kann man sagen, dass es wichtig ist, dass Du Dich auf Deine Spender*innen konzentrieren und ihre Sicht einnehmen solltest. Stelle Deine Spender*innen in den Mittelpunkt. Wir zeigen Dir Tipps und Muster für Dankesschreiben, damit Du leichter die richtigen Worte findest. Wenn Du lieber wissen möchtest, wie man Quittungen für Spenden ausstellt, dann schau Dir unseren Leitfaden zum Thema Spendenquittungen an.
Inhalt
E-Mail oder Post: Die richtige Form Deines Dankesschreiben
E-Mail oder Post: Die richtige Form Deines Dankesschreiben
Die erste Frage, die sich Dir wahrscheinlich stellt ist: Über welchen Kanal bedanke ich mich bei meinen Spender*innen? Verschicke ich den Dankesbrief per E-Mail oder per Post an meine Empfänger*innen? Wichtig ist, dass Du über den Kanal weiter kommunizierst, über den die Spende kam. Denn das scheint der Kanal zu sein, den auch Deine Spender*innen bevorzugen.
Wird eine Spende online abgeschlossen? Dann versende lieber ein Danke per E-Mail. Wird eine Spende über ein postalisches Mailing per Überweisung getätigt? Dann schicke am Besten einen Brief oder eine Postkarte. Die Quelle, über die eine Spende getätigt wird, sagt also schon viel über Deine Spender*innen aus.
6 Tipps, um richtig Danke zu sagen
#1 Sei schnell
Wann ist der richtige Zeitpunkt, Danke für eine Spende zu sagen? Am besten so schnell es geht. Wenn Du eine Online-Spende erhalten hast, verschicke am besten noch am gleichen Tag ein elektronisches Dankesschreiben. Für digitale Spenden hast Du ohnehin schon den Vorteil, dass Du auf der Erfolgsseite – also der Seite, die anzeigt, dass eine Spende erfolgreich war – bereits Danke sagen kannst und solltest. Ideal ist es, wenn Du in Deinem CRM einstellst, dass alle Spender*innen nach einer Spende automatisch eine E-Mail bekommen.
Für postalische Danksagungen gilt natürlich auch, diese so schnell wie möglich zu versenden. Aber hier ist es auch in Ordnung, wenn ein Dankesbrief erst eine Woche nach der Spende bei Deinen Spender*innen eintrudelt. Denn Deine Unterstützer*innen wissen, dass Erstellung und Versand etwas Zeit in Anspruch nehmen.
#2 Sei persönlich
Gestalte Deine Dankesschreiben möglichst persönlich. In E-Mails kannst Du mit Variablen arbeiten und so auch automatisch versendete Templates ganz einfach personalisieren. Eine sehr allgemeine generelle E-Mail wird sich schnell als automatisiert enttarnen und diese wirken sehr schnell unpersönlich. Eine Personalisierung hingegen wirkt auf Deine Spender*innen wertschätzender.
#3 Zeige Transparenz
In einer Bedankung, kannst Du Deinen Spender*innen aufzeigen, was mit der Spende nun passiert. In welche Projekte fließt die Spende? Was wird diese Spende bewirken? Das können zum einen Geschichten sein oder konkrete Spendenbeispiele. Außerdem kannst Du Deinen Spender*innen aufzeigen, wie viel der Spende nun in Projekte fließen und wie viel für andere Zwecke wie die Verwaltung etc. aufgewendet werden müssen. Zeige Deinen Unterstützer*innen auch auf, warum auch dieser Anteil wichtig für das Gelingen von Projekten ist.
#4 Sei kreativ
Bei Danksagungen kannst Du Deiner Kreativität freien Lauf lassen. So kannst Du zum Beispiel auch ein Video in einer E-Mail versenden oder einen Link zu einer Bildergalerie. Im Video können Beteiligte aus den Projekten “Danke sagen”, was Deine Danksagung gleich noch viel persönlicher macht. Eine Bildergalerie kann Bilder aus Deinem Projekt zeigen.
Eine postalische Mail kannst Du aussehen lassen, als wäre sie handgeschrieben. Nutze hier auch gerne eine Unterschrift von einer Person aus Deiner Organisation – idealerweise mit einem Bild. Du kannst aber auch kreative Postkarten nutzen, um Deine Dankbarkeit zu zeigen. Diese können sich Deine Spender*innen dann auch am Kühlschrank, einer Pinnwand, etc. aufhängen. Wichtig ist, dass Deine kreativen Ideen zu Deiner Organisation und Deinen Projekten passen und dass sie Dein Dankesschreiben persönlicher machen.
#5 Zeige Wertschätzung
Bedanke Dich regelmäßig bei Deinen Spender*innen – nicht nur einmalig nach einer Spende. Es gibt gute Gelegenheiten wie Weihnachten, das Jahresende oder bestimmte Thementage (Tag der Wohltätigkeit), um Deinen Unterstüzer*innen Danke für eine Spende, ihre Treue und Vertrauen in Deine Organisation zu sagen.
#6 Zeige die Wirkung der Spende
Mache in Deinem Dankesschreiben deutlich, was eine Spende konkret bewirkt. Zeige Deinen Spenderinnen, dass ihr Geld sinnvoll eingesetzt wird. Erkläre, wofür jede Spende verwendet wurde und informiere Deine Spenderinnen regelmäßig über Deine zukünftigen Pläne und Fortschritte. Nutze hier auch die Möglichkeit, die Höhe der Spende zu nennen („Mit Deinen 100 € konnten wir 5 Familien mit lebenswichtigen Medikamenten versorgen“)
Muster für die Danksagung: So kann es aussehen
Hier findest Du ein paar Vorlagen für Dein Dankesschreiben – je nachdem, an wen Du es richten möchtest.
Wenn Du möchtest, kannst Du auch für ein Projekt noch das Spendenziel verraten und wie viele Spenden bisher eingegangen sind. Das motiviert Deine Spender*innen vielleicht, das Projekt oder die Spendenaktion an Freunde und Familie weiterzuleiten. In jedem Fall empfehlen wir Dir, die Tipps umzusetzen, um Dein Fundraising mit den Dankesschreiben nach vorne zu bringen.
