Spenden sind die finanzielle Lebensader vieler Organisationen und Vereine. Damit Deine Spender*innen ihre Zuwendungen steuerlich absetzen können, benötigen sie eine korrekt ausgestellte Spendenquittung für das Finanzamt (auch Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung genannt). Doch nicht nur Deine Unterstützer*innen profitieren davon – auch für Deine Organisation sind Spendenbelege ein wichtiges Instrument, um Vertrauen zu schaffen, die Transparenz zu erhöhen und langfristige Bindungen zu Deinen Unterstützer*innen aufzubauen. In diesem Artikel beantworten wir Dir alle wichtigen Fragen rund um das Thema Spendenquittungen.
Hinweis: Hier findest Du Informationen über Spendenquittungen in Deutschland. Im Artikel Spendenbescheinigungen in der Schweiz erfährst du, wie du als Schweizer Organisation vorgehen musst.
Inhalt
1. Grundlagen
- Was ist der Unterschied zwischen Spendenquittung, Spendenbescheinigung und Zuwendungsbestätigung?
- Welche Spendenarten gibt es und auf was müssen Organisationen achten?
- Was bringen Spendenquittungen den Spender*innen?
- Welche Voraussetzungen gelten für Organisationen und Vereine?
- Welche Organisationen dürfen Spendenquittungen ausstellen?
- Welche Personen dürfen Spendenbelege ausstellen?
3. Inhalt einer Spendenquittung
- Welche Angaben muss eine Spendenquittung enthalten?
- Wo gibt es Muster oder Vorlage für Spendenquittungen?
- Was passiert, wenn man falsche Spendenquittungen ausstellt?
- Ab welchem Betrag muss eine Spendenquittung ausgestellt werden?
- Was ist eine Sammelbestätigung?
- Wie lange müssen Spendenbelege aufbewahrt werden?
- Bis wann muss eine Spendenquittung ausgestellt werden?
- Dürfen Spendenquittungen auch digital ausgestellt werden?
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Spendenquittung dient als steuerlicher Nachweis und wird auch Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung genannt.
- Vereine dürfen nur dann Spendenquittungen ausstellen, wenn sie als steuerbegünstigt anerkannt sind und gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Auch für gGmbHs, gUGs und Bildungseinrichtungen besteht unter gewissen Voraussetzungen die Möglichkeit, Spendenquittungen auszustellen
- Spendenquittungen müssen nach amtlichem Muster mit allen Pflichtangaben ausgestellt werden. Bei fehlerhaften Spendenbelegen haftet die Organisation, bei Missbrauch kann der Vorstand privat haftbar gemacht werden.
- Für Spenden bis 300 Euro (Kleinspenden) genügt ein vereinfachter Spendennachweis, z. B. ein Kontoauszug.
- Vereine sind verpflichtet, jede Zuwendung zu dokumentieren und die Nachweise mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Für elektronisch übermittelte Spendenbescheinigungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.
1. Grundlagen der Spendenquittungen 📜
→ Was ist der Unterschied zwischen Spendenquittung, Spendenbescheinigung und Zuwendungsbestätigung?
Ob Spendenquittung, Spendenbescheinigung oder Zuwendungsbestätigung – alle Begriffe meinen dasselbe: ein offizielles Dokument, das den Erhalt einer Spende beim Empfänger bestätigt. Mit diesem Dokument können Deine Spender*innen ihre Spenden beim Finanzamt steuerlich geltend machen.
→ Welche Arten von Spenden gibt es und worauf müssen Organisationen achten?
Spendenquittungen betreffen nicht nur die klassische Geldspende. Auch für Sachspenden, Aufwandsspenden und Vergütungsspenden ist ein Nachweis in Form einer Zuwendungsbestätigung erforderlich. Und für jede Spendenart gibt es Besonderheiten, die bei der Ausstellung der Dokumente zu beachten sind. Eine lückenlose Dokumentation und korrekte Bewertung der Spendenarten sind essenziell, um die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen und das Vertrauen der Spender*innen zu stärken.
→ Was bringen Spendenquittungen den Spender*innen?
Eine korrekt ausgestellte Spendenquittung ermöglicht es Deinen Unterstützer*innen, ihre Zuwendung steuerlich abzusetzen. Dadurch verringert sich ihre Steuerlast beim Finanzamt und letztlich auch der finanzielle Aufwand, der mit einer Spende verbunden ist.
2. Voraussetzungen zum Erstellen von Spendenquittungen 🔎
→ Welche Voraussetzungen gelten für Organisationen und Vereine?
Deine Organisation muss als steuerbegünstigt anerkannt sein. Dies ist der Fall, wenn sie gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt und dies vom Finanzamt in Form eines Freistellungsbescheides nachgewiesen wird. Darüber hinaus müssen folgende Voraussetzungen für eine Spende erfüllt sein:
- Gemeinnütziger Zweck: Die Spenden müssen für den in der Satzung der Organisation festgelegten gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Damit wird sichergestellt, dass die Spende nicht zur Vermögensbildung der Organisation verwendet wird. Ausnahme: Wenn es von den Spender*innen ausdrücklich erwünscht ist, dass die Spende zum Vermögensaufbau genutzt wird.
- Freiwillig ohne Gegenleistung: Spendenquittungen dürfen nur ausgestellt werden, wenn die Zuwendung freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgt. Ausgeschlossen sind z. B. Ausgaben für Eintrittskarten oder jede Form von Sponsoring.
→ Welche Organisationen dürfen Spendenquittungen ausstellen?
Vereine gehören zu den klassischen Organisationen, welche Zuwendungsbestätigungen für Ihre Spender*innen ausstellen dürfen. Aber auch wenn Deine Organisation kein Verein ist, ist dies möglich, wenn die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Dies kann bei gemeinnützigen Gesellschaften und Bildungseinrichtungen der Fall sein.
→ Welche Personen dürfen Spendenbelege ausstellen?
In der Regel sind die Personen dazu berechtigt, die im Verein oder in der Organisation zur Vertretung befugt sind. Dazu zählen:
- Vorstandsmitglieder*innen
- Schatzmeister*innen
- Kassenwart*innen
3. Inhalt einer Spendenquittung ✒️
→ Welche Angaben muss eine Spendenquittung enthalten?
Eine Spendenquittung muss nach dem amtlichen Muster ausgestellt werden. Diese Muster dürfen weder inhaltlich noch sprachlich verändert werden. Du hast jedoch die Möglichkeit, die Rückseite des Belegs frei zu gestalten.
→ Wo gibt es Muster oder Vorlagen für Spendenquittungen?
Das Bundesfinanzministerium stellt amtliche Muster zur Verfügung. Die kannst Du ganz einfach herunterladen. Achte darauf, dass Du das richtige Muster für z. B. Geld- oder Sachspenden verwendest.
Tipp: Die FundraisingBox verfügt über ein Spendenquittungstool. Damit lassen sich rechtskonforme Textvorlagen nutzen und anschließend per Post oder E-Mail versenden.
Im Artikel zum Thema Spendenquittungen mit der FundraisingBox erstellen erfährst Du, wie das geht.
→ Was passiert, wenn man falsche Spendenquittungen ausstellt?
Bei der Ausstellung von Spendenquittungen solltest Du sehr sorgfältig vorgehen. Wenn fehlerhafte Zuwendungsbestätigungen durch Deine Organisation ausgestellt werden, können dadurch steuerliche Nachteile für Deine Spender*innen entstehen. Außerdem kann Deine Organisation dafür belangt werden.
Werden Spendenbelege vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch ausgestellt, haftet die Organisation für die entgangene Steuer. Die Haftung beträgt nach § 10b Abs. 4 Satz 2 EStG pauschal 30 Prozent des Spendenbetrags. Bei gewerbesteuerpflichtigen Körperschaften kann zusätzlich eine Gewerbesteuer von 15 Prozent anfallen.
Haftung des Vorstands mit dem Privatvermögen
Wenn der Verein Spendengelder zweckwidrig verwendet oder falsche Angaben macht, können Vorstandsmitglieder persönlich haftbar gemacht werden. Das bedeutet, dass der*die Unterzeichner*in der Spendenquittung mit dem Privatvermögen für Steuernachzahlungen oder Schadenersatzforderungen einstehen muss. Neben der finanziellen Belastung droht der Verlust der Gemeinnützigkeit.
Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung kann sinnvoll sein, um Vorstandsmitglieder vor persönlichen Risiken zu schützen.
- Ausstellerhaftung
Bei vorsätzlich oder grob fahrlässig falsch ausgestellten Zuwendungsbestätigungen haftet der Verein für die entgangene Steuer. Die Haftungssumme beträgt pauschal 30 Prozent der ausgewiesenen Spenden. Diese Haftung trifft den Verein selbst, nicht die handelnden Personen. - Veranlasserhaftung
Werden Spendengelder nicht für die angegebenen gemeinnützigen Zwecke verwendet, kann sowohl der Verein als auch die verantwortliche Person persönlich haften. Auch hier beträgt die Haftung 30 Prozent der Spendensumme.
Beispiele für fehlerhafte Spendenquittungen
❌ Die Spende erfolgte nicht freiwillig, sondern z. B. in Form eines Pflichtbeitrags zu einem Verein.
❌ Die Spende wird zur Vermögensbildung und nicht für den in der Zuwendungsbestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zweck verwendet.
❌ Für die Spende wird eine Gegenleistung in Form von Werbemaßnahmen erbracht.
❌ Der Wert der bescheinigten Sachspende entspricht nicht dem bescheinigten Betrag.
❌ Der Wert der bescheinigten Spende übersteigt den Wert der tatsächlichen Leistung.
4. Pflichten und Fristen 🕛
→ Ab welchem Betrag muss eine Spendenquittung ausgestellt werden?
Spenden bis 300 Euro: Hier reicht ein vereinfachter Spendennachweis, z. B. der Kontoauszug oder der Überweisungsbeleg. Eine förmliche Spendenquittung ist für die steuerliche Absetzbarkeit nicht erforderlich. Der vereinfachte Spendennachweis sollte folgende Angaben enthalten
-
- Name und Kontonummer des Empfängers & des Spendenden
- Betrag (in Euro) & Buchungsdatum
- Steuerbegünstigter Zweck
- Angabe, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt
Spenden über 300 Euro: Bei höheren Beträgen ist eine Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster erforderlich.
→ Was ist eine Sammelbestätigung?
Eine Sammelbestätigung vereinfacht die Spendenverwaltung für Organisationen, wenn mehrere Spenden von derselben Person innerhalb eines Jahres eingehen. Anstatt für jede Spende einzeln eine Zuwendungsbestätigung auszustellen, können alle Spenden in einer Sammelbestätigung zusammengefasst werden.
Die Sammelbestätigung muss folgende Angaben enthalten:
- Den Hinweis „Sammelbestätigung“,
- eine detaillierte Auflistung aller Spenden mit Datum, Betrag und Spendenart,
- bei Aufwandsspenden die Bestätigung über den Verzicht auf Erstattung,
- bei Sachspenden eine Beschreibung der gespendeten Güter,
- die Summe aller aufgeführten Spendenbeträge auf der Vorderseite der Bestätigung und
- eine Erklärung, dass für diese Zuwendungen keine zusätzlichen Einzelquittungen ausgestellt wurden.
→ Wie lange müssen Spendenquittungen aufbewahrt werden?
Organisationen sind verpflichtet, Spendenbescheinigungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Ob dies durch Kopieren, Abheften oder in elektronischer Form geschieht, bleibt der Organisation überlassen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass entsprechende Bescheinigungen im Ehrenamt ordnungsgemäß verwendet und der Erhalt von Zuwendungen sachgemäß dokumentiert wird.
→ Bis wann sollte eine Spendenquittung ausgestellt werden?
Ein Spendenbeleg sollte idealerweise bis zum 31. Januar des Folgejahres ausgestellt werden. So haben Deine Spender*innen ausreichend Zeit, die Quittung bei ihrer Steuererklärung einzureichen.
👉 Tipp: Nutze die Funktion der FundraisingBox, um Spendenquittungen automatisch nach Erhalt der Spende oder zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr auszustellen.
→ Dürfen Spendenquittungen auch digital ausgestellt werden?
Ja, Spendenquittungen können jetzt auch elektronisch erstellt und versendet werden. Die Aufbewahrungsfrist für elektronisch erstellte Quittungen beträgt 7 Jahre.
5. Spendenquittung und Fundraising 🎯
→ Wie nutzt man Spendenbelege für das Fundraising?
Bei jedem Schreiben, das Du versendest, nimmst Du Kontakt zu Deinen Spender*innen auf. Wenn Du diesen Kontaktpunkt als Chance nutzt, Deine Unterstützer*innen gezielt anzusprechen, kann Dein Fundraising davon nur profitieren. Nutze die Gelegenheit und schreibe zum Beispiel ein persönliches Dankschreiben, das Du der Spendenquittung beilegst und aufzeigst, welche Wirkung die Spende hatte.
- Vertrauensaufbau: Spendenquittungen schaffen Transparenz und Seriosität, was das Vertrauen der Spender*innen stärkt.
- Anreize für Großspenden: Der steuerliche Vorteil durch Zuwendungsbestätigungen kann dazu motivieren, höhere Beträge zu spenden.
- Automatisierung erleichtert den Prozess: Digitale Bescheinigungen können den Verwaltungsaufwand reduzieren und das Spendenerlebnis verbessern.
- Dankbarkeit zeigen: Versende Spendenquittungen zusammen mit einer persönlichen Danksagung, um die Bindung zu fördern.
- Kommunikation des Mehrwerts: Mache in Fundraising-Mails deutlich, dass jede Spende durch eine Quittung steuerlich absetzbar ist.
- Anreize für regelmäßige Spenden: Spendenquittungen für Dauerspenden bieten langfristig steuerliche Vorteile und stärken die kontinuierliche Unterstützung.
- Förderung von Sachspenden: Kläre darüber auf, dass auch Sachspenden durch Quittungen absetzbar sind, um mehr Ressourcen zu erhalten.
Fazit
Spendenquittungen sind ein wichtiges Instrument für Deine Organisation, um Spender*innen zu binden und ihnen steuerliche Vorteile zu bieten. Mit dem richtigen Wissen über die Anforderungen, Pflichten und verschiedenen Spendenarten kannst Du sicherstellen, dass alles reibungslos abläuft. Nutze digitale Tools und automatisiere den Prozess, um Zeit zu sparen und das Vertrauen Deiner Spender*innen zu stärken.
Quellen
https://www.ehrenamt24.de/wissen-fuer-vereine/vereinswiki/spendenrecht-spendenbescheinigung/
https://deutsches-ehrenamt.de/steuern-finanzen/spenden-finanzierung/spendenbescheinigung/
