Jede Organisation hat ganz individuelle Stärken und Schwächen, außerdem gibt es in allen Bereichen bestimmte Chancen und Risiken. Die SWOT-Analyse gibt Aufschluss über diese Faktoren und ist ein bewährtes Instrument zur strategischen Planung, das sowohl von Unternehmen als auch von NGOs genutzt wird.
Was ist eine SWOT-Analyse?
SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Durch die systematische Betrachtung dieser vier Aspekte können Organisationen ihre internen und externen Umstände besser verstehen und fundierte Entscheidungen treffen.
Bedeutung der SWOT-Analyse für NGOs
Non-profit-Organisationen arbeiten zumeist mit stark begrenzten Ressourcen und einem hohen Maß an Unsicherheit. Umso wichtiger ist es, strategisch “auf das richtige Pferd zu setzen” und mögliche Herausforderungen zu antizipieren. Die SWOT-Analyse hilft dabei, sich auf seine Stärken zu besinnen und Strategien zur Minimierung von Schwächen zu finden. Mögliche Chancen und Risiken wahrzunehmen ist außerdem essentiell, um in krisengebeutelten Zeiten resilient und vorbereitet zu sein.
So kann eine SWOT-Analyse maßgeblich dazu beitragen, die Effizienz und Effektivität einer Organisation zu erhöhen und ihre Abwehrkräfte zu stärken.
Die vier Komponenten der SWOT-Analyse
Strengths (Stärken)
Stärken sind interne Faktoren, die der NGO Vorteile verschaffen. Beispiele für typische Stärken einer NGO können sein:
- Engagiertes Team: Motivierte und passionierte Mitarbeiter und Freiwillige
- Starke Netzwerkpartnerschaften: Gute Beziehungen zu anderen Organisationen, Regierungen, Gemeinden und Spendenden
- Gute Finanzierung: Stabiles Einkommen durch Spenden, Förderungen und Sponsoring
- Erfolgreiche Programme: Positive Ergebnisse und Anerkennung für durchgeführte Projekte und dadurch großer Impact
Weaknesses (Schwächen)
Schwächen sind interne Faktoren, die die NGO benachteiligen. Beispiele für typische Schwächen einer NGO können sein:
- Begrenzte Ressourcen: Mangel an finanziellen Mitteln und personellen Kapazitäten
- Mangelnde Bekanntheit: Geringe Sichtbarkeit und Bekanntheit in der Öffentlichkeit
- Organisatorische Herausforderungen: Ineffiziente Prozesse und Strukturen innerhalb der Organisation.
- Abhängigkeit von wenigen Geldgebern: Hohe Abhängigkeit von wenigen großen Fördernden
Opportunities (Chancen)
Chancen sind externe Faktoren, die die NGO nutzen kann. Beispiele für Chancen können sein:
- Fördermöglichkeiten: Zugang zu neuen Förderprogrammen und Spendenquellen.
- Kooperationen: Potenzial für neue Partnerschaften und Kooperationen
- Gesellschaftliche Trends: Positive gesellschaftliche Entwicklungen und Trends, die die Arbeit der NGO unterstützen
- Technologische Innovationen: Nutzung neuer Technologien zur Verbesserung der Effizienz und Reichweite
Threats (Risiken)
Risiken sind externe Faktoren, die der NGO schaden könnten. Beispiele für Risiken können sein:
- Politische Änderungen: Veränderungen in der Gesetzgebung oder politischen Landschaft, die negative Auswirkungen haben können
- Konkurrenz durch andere NGOs: Wettbewerb um begrenzte Ressourcen und Aufmerksamkeit
- Wirtschaftliche Unsicherheiten: Wirtschaftliche Instabilität, die die Finanzierung gefährden könnte
- Naturkatastrophen und Krisen: Unvorhersehbare Ereignisse, die die Arbeit der NGO beeinträchtigen können
Schritte zur Durchführung einer SWOT-Analyse
1. Vorbereitung und Datensammlung
Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Daten zu sammeln. Dies umfasst interne Berichte, Feedback von Mitarbeiter*innen und Stakeholdern sowie externe Marktforschung. Eine gründliche Vorbereitung stellt sicher, dass die SWOT-Analyse auf soliden Informationen basiert.
2. Einbindung relevanter Stakeholder
Es ist wichtig, dass alle relevanten Stakeholder in den Prozess einbezogen werden. Dies können Mitarbeitende, Freiwillige, Partnerorganisationen und Begünstigte sein. Durch die Einbindung unterschiedlicher Perspektiven wird die Analyse umfassender und relevanter.
3. Durchführung eines Workshops zur SWOT-Analyse
Ein Workshop ist eine effektive Methode, um die SWOT-Analyse durchzuführen. Mit einer erfahrenen Moderation können die Teilnehmenden gemeinsam Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen identifizieren und diskutieren.
4. Dokumentation und Analyse der Ergebnisse
Die Ergebnisse des Workshops sollten sorgfältig dokumentiert und analysiert werden. Dies umfasst die Priorisierung der identifizierten Faktoren und die Entwicklung von Strategien zur Nutzung der Stärken und Chancen sowie zur Bewältigung der Schwächen und Risiken.
Tipps zur Umsetzung der SWOT-Ergebnisse
Stärken nutzen und ausbauen
NGOs sollten Strategien entwickeln, um ihre Stärken weiter zu nutzen und auszubauen. Dies könnte die Intensivierung erfolgreicher Programme oder die Verstärkung der Öffentlichkeitsarbeit umfassen. Hat die NGO beispielsweise sehr gute Pressekontakte, kann eine Strategie sein, verstärkt in Medienberichte zu investieren.
Schwächen überwinden oder minimieren
Es ist wichtig, realistische Pläne zur Überwindung oder Minimierung von Schwächen zu entwickeln. Dies könnte die Umstrukturierung interner Prozesse oder die gezielte Weiterbildung von Mitarbeiter*innen beinhalten.
Chancen identifizieren und nutzen
Chancen sollten proaktiv identifiziert und genutzt werden. Dies könnte die Bewerbung um neue Fördermittel oder die Initiierung von Kooperationen mit anderen Organisationen umfassen.
Risiken abwehren und bewältigen
NGOs sollten Maßnahmen zur Risikominderung und zur Bewältigung von Bedrohungen entwickeln. Dies könnte die Diversifizierung der Finanzierungsquellen oder die Entwicklung von Notfallplänen umfassen.
Hilfsmittel und Vorlagen
Es gibt zahlreiche kostenlose Tools und Vorlagen, die NGOs bei der Durchführung einer SWOT-Analyse unterstützen können. Vorlagen zur Erstellung gibt es auf vielen Websites wie z. B. Hubspot und Canva.
Die Organisation besser kennenlernen
Die SWOT-Analyse ist ein wertvolles Instrument für NGOs, um sich selbst besser kennenzulernen und dadurch die strategische Planung zu verbessern. Indem sie ihre Stärken nutzen, Schwächen überwinden, Chancen ergreifen und Risiken abwehren, können NGOs ihre Mission erfolgreicher verfolgen und nachhaltige Veränderungen bewirken.
