Studie: Zusammenhang zwischen NGO Einnahmen und Overhead?
Der Mythos hält sich hartnäckig: Je geringer die Overhead-Kosten, desto effektiver die Organisation. Doch eine groß angelegte Studie über mehr als ein Jahrzehnt hinweg von Joshua VanLaecken an der West Virginia University kommt zu einem differenzierteren Bild – mit spannenden Erkenntnissen für die Praxis. Es wurden 1.100 US-amerikanische Organisationen untersucht.
Was sind Overhead-Kosten?
Overhead meint alle indirekten Kosten, die nicht direkt in Projekte fließen – also z. B. Verwaltung, Fundraising oder IT. Diese Ausgaben werden häufig kritisch betrachtet, gelten sie doch oft als „unproduktive“ Ausgaben. Ohne solche Kosten kommt aber kaum eine professionell agierende Organisation aus. Die pauschale Verteufelung von Overhead-Kosten kann sogar zu einem sogenannten “Starvation Circle” führen: Organisationen beugen sich dem öffentlichen Druck nach Ausgabenminimierung, durch die Unter-Investition sinken die Einnahmen und es müssen weitere Kürzungen vorgenommen werden.
Die zentrale Erkenntnis: Overhead kann Einnahmen steigern – bis zu einem Punkt
Die Studie zeigt klar: Mehr Overhead führt tendenziell zu mehr Einnahmen – allerdings nur bis zu einem gewissen Schwellenwert.
Positiver Effekt bei niedrigem Overhead
Erhöht eine Organisation mit niedrigem Overhead (z. B. 10 – 15 %) ihre Ausgaben um 1 %, nimmt sie durchschnittlich 0,18 % mehr Spenden ein. Hier zeigt sich, dass sich Investitionen in Fundraising, Personalentwicklung oder moderne IT direkt auszahlen – wenn auch zeitverzögert.
Abnehmender Nutzen bei hohem Overhead
Anders verhält es sich bei Organisationen, die bereits ein hohes Level an Overhead-Kosten haben (z. B. 30 % oder mehr). Erhöht eine solche Organisation ihre Ausgaben um 1 %, nehmen die Einnahmen um 0,09 % ab. Es gibt also einen Punkt der “abnehmenden Rendite”.
Pauschal kann man also nicht sagen, dass Overhead ein Problem darstellt oder Organisationen ineffizienter macht. Es kommt darauf an, wie strategisch und maßvoll er eingesetzt wird.
Warum das Ganze nicht so einfach ist: Eine zirkuläre Beziehung
Die Untersuchung zeigt aber auch auf, dass Einnahmen auch den Overhead beeinflussen. Haben Organisationen steigende Einnahmen, können sie mehr in Overhead investieren, was wiederum bis zu einem gewissen Punkt die Einnahmen erhöhen kann. Es gibt also eine Wechselwirkung, ganz ähnlich der berühmten “Henne-Ei-Frage”. Deshalb ist ein rein statisches Denken (“Overhead ist schlecht”) irreführend.
Die Größe macht den Unterschied
- Große Nonprofits profitieren tendenziell stärker von höherem Overhead. Sie können Skaleneffekte nutzen – z. B. effizientere IT- oder Fundraising-Systeme.
- Kleinere Organisationen mit hohen Overhead-Anteilen schneiden dagegen häufig schlechter ab. Für sie ist jeder Prozentpunkt teurer und risikobehafteter.
Empfehlungen für NGOs
1. Investitionen bewusst planen – nicht verstecken
Anstatt Overhead zu „kaschieren“, sollten Organisationen transparent und strategisch investieren. Verwaltung, Fundraising und Kommunikation sind keine unnötigen Kosten, sondern ermöglichen Wirkung.
2. Kommunikation mit Spender*innen neu denken
Spender*innen wollen fast immer, dass ihre Spenden nur in wohltätige Projekte fließen. Dass es für diese Projekte Arbeitsmaterial, Personal, Büroräume und ähnliches benötigt, ist vielen nicht bewusst. Der Wunsch nach minimalen Overhead ist also eher emotional begründet, nicht rational.
Hier können Organisationen anfangen aufzuklären. Die Studie liefert dafür einen wichtigen Beleg: Overhead kann zu besseren Einnahmen beitragen, und mit mehr Mitteln kann größere Wirkung erzielt werden.
3. Eigene Schwellenwerte kennen
Eine Art magische Grenze von 20 % oder 25 % festzulegen, ist zu willkürlich. Damit können wichtige Investitionen behindert werden und man verzichtet auf Mehreinnahmen. Viel wichtiger ist es, sich zu fragen, ob und wie der nächste investierte Euro tatsächlich Mehrwert bringt. Dazu ist es hilfreich, Annahmen zu testen, z. B.:
“Aktuell erhalten wir pro investiertem Fundraising-Euro 1,60 € an Spenden. Mit der Anschaffung eines professionellen CRMs können wir effizienter arbeiten und bessere Fundraising-Kampagnen durchführen. Damit steigen die Einnahmen pro investiertem Euro auf 1,80 € an.”
→ Nach einem Jahr kann dann ein Fazit gezogen werden, ob die Annahme richtig war oder nicht, und daraus für zukünftige Ausgaben gelernt werden.
Wie Du Deine Einnahmen pro investiertem Euro und andere wichtige KPI berechnest, erfährst Du in unserem kostenlosen Whitepaper “Handbuch Fundraising KPI”.
