Rechtskonforme Spendenquittungen erstellen

In diesem Artikel erklären wir Dir, was rechtskonforme Spendenquittungen enthalten müssen. Außerdem zeigen wir Dir, wie Du ganz einfach automatisch Spendenquittungen in der FundraisingBox erstellen kannst.

Welchen Zweck erfüllen Spendenquittungen?

Mit einer Spende kann man nicht nur die Organisation seines Vertrauens bei der Erfüllung einer Mission unterstützen. Eine Spende können Spender*innen auch steuerlich absetzen. Genau genommen können maximal 20 Prozent aller Einkünfte in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Für jährliche Spenden ab 300 Euro benötigt man als Nachweis dann auch eine Spendenbescheinigung oder auch Zuwendungsbescheinigung oder Spendenquittung genannt. Für alle Spenden unter diesem Betrag reicht ein einfacher Nachweis, wie beispielsweise ein Kontoauszug. 

Spendenquittungen erhalten Spender*innen von der Organisation, an die sie gespendet haben. Manche Organisationen versenden Spendenbescheinigungen ganz einfach automatisch am Ende des Jahres, andere versenden diese erst ab 300 Euro automatisch. Eine Spendenquittung können Spender*innen aber natürlich das ganze Jahr über bei der Organisation anfragen – egal über welchen Betrag.

Für Non-Profit-Organisationen selbst sind Zuwendungsbescheinigungen zwar auch durchaus wichtig, die Ausstellung ist aber auch sehr zeitintensiv. Vor allem, weil sie oft am Jahresende oder Jahresanfang ausgestellt werden, in der spenden-intensivsten und stressigsten Zeit des Jahres für NGOs. 

Was müssen Spendenquittungen enthalten?

Um überhaupt Spendenquittungen ausstellen zu dürfen, müssen Organisationen einen Nachweis über Gemeinnützigkeit haben. Hierfür können Organisationen sich an ihr zuständiges Finanzamt wenden. Und auch die Spendenbescheinigung selbst muss einige Angaben unbedingt enthalten:

• Name und Anschrift der Organisation
• Name und Anschrift der Spender*innen
• Spendenbetrag (Geldspende) bzw. der Spendenwert (Sachspende), sowohl in Ziffern als auch in Buchstaben
• Datum der Spende
• Spendenzweck
• Datum des Freistellungsbescheids
• Ort, Datum und Unterschrift der Organisation (z. B. des Vorstands)

Die Zuwendungsbescheinigung darf eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten. Außerdem darf sie das Logo der Organisation enthalten und kann daher auch auf das Briefpapier der Organisation gedruckt werden.

Beim Finanzamt können sich Organisationen entsprechende Muster herunterladen, die dann händisch ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Mit dem FundraisingBox CRM kannst Du Spendenquittungen aber auch ganz bequem automatisiert erstellen und per E-Mail oder Post versenden. 

Wichtig ist, dass Du hierzu auch Dein zuständiges Finanzamt informierst, dass Deine Organisation zukünftig Zuwendungsbestätigen elektronisch erstellt, unterschreibt und versendet.

Diese Funktionen bietet Dir die FundraisingBox

Erstellen und Versenden von Spendenquittungen

Wenn Du unser CRM buchst, kannst Du diese Funktion kostenlos freischalten. So kannst Du in der FundraisingBox Dein eigenes Briefpapier und unsere rechtskonforme Textvorlage für Spendenquittungen verwenden. So geht das Erstellen von Spendenquittungen ganz schnell in nur wenigen Schritten. Anschließend kannst Du die Spendenbescheinigung ganz einfach per Post oder per E-Mail (inklusive passwortgeschütztem Download) an Deine Spender*innen versenden.

Anfertigen einer Kopie bzw. Zweitschrift 

Deine Spender*innen haben die Spendenbescheinigung verlegt, gelöscht oder weggeworfen? Kein Problem. In der FundraisingBox kannst Du ganz einfach und rechtssicher ein Duplikat der Original-Spendenquittung erstellen. Dieses Duplikat ist dann, wie rechtlich vorgeschrieben, ganz eindeutig mit dem Wasserzeichen “Kopie” gekennzeichnet und mit dem aktuellen Datum gestempelt. Alle anderen Inhalte der Original-Spendenquittung bleiben wie rechtlich auch vorgesehen erhalten. 

Annullieren einer Spendenbescheinigung

Auf einer Spendenquittung steht die falsche Adresse oder der falsche Name Deiner Spender*innen und Du musst eine Spendenquittung annullieren? Auch das ist kein Problem. In der FundraisingBox kannst Du den Status einer Spendenbescheinigung ganz einfach auf gültig oder annulliert setzen. So kannst Du eine Spendenquittung mit einem Klick per Dropdown annullieren und auf Wunsch sogar noch einen Grund der Annullierung im Freitextfeld ergänzen. Eine annullierte Quittung kann dann auch nicht mehr über den Downloadlink erreicht werden.