de
Frau sitzt lächelnd am Laptop

So stellst Du Spendenbescheinigungen im Verein aus: 6 Tipps für die Praxis

Ab einer Spendenhöhe von 300 Euro jährlich reicht Deinen Spender*innen ein vereinfachter Nachweis in Form eines Einzahlungsbelegs nicht mehr aus. Spätestens dann muss Dein Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen. Eine Spendenbescheinigung (auch Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung genannt) dient als steuerlicher Nachweis für die Zuwendungen Deiner Spender*innen. Damit können Spender*innen ihre Geldzuwendungen beim Finanzamt steuerlich geltend machen.

Nutze die Möglichkeit – auch für Spenden unter dieser Betragsgrenze -, um mit Deinen Spender*innen in Kontakt zu treten und beschäftige Dich sorgfältig mit dem Thema Spendenbescheinigungen. Fehlerhafte oder unvollständige Zuwendungsbestätigungen können nicht nur das Vertrauen der Spender*innen beschädigen, sondern im schlimmsten Fall auch rechtliche Konsequenzen haben.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du sicherstellen kannst, dass Dein Verein Spendenbescheinigungen korrekt und effizient ausstellt. Wenn Du Dich erst einmal allgemein über das Thema informieren möchtest, findest Du in unserem Übersichtsartikel zur Spendenquittungen alle Antworten rund um das Thema.

Wichtig: Diese Informationen stellen keine Rechtsberatung dar, sondern stammen aus allgemein zugänglichen Quellen. Wir empfehlen eine Beratung bei einer spezialisierten Kanzlei.

Warum Spendenbescheinigungen?

 

Spendenbescheinigungen sind mehr als nur lästige Pflicht – sie bieten Deinem Verein viele Vorteile. Wenn Dein Verein professionell mit Zuwendungen umgeht, steigert das das Vertrauen der Spender*innen und fördert langfristige Unterstützung. Aber nicht nur das.

Zeit und Aufwand sparen: Wer ein gut funktionierendes System für die Ausstellung von Sach- und Geldzuwendungen einführt, spart langfristig viel Zeit. Statt jede Bescheinigung mühsam von Hand auszustellen, kannst Du zum Beispiel Vorlagen und Automatisierungen nutzen. Wenn Du im Jahr regelmäßig Spenden von den gleichen Spender*innen erhältst, macht es Sinn, am Jahresende Sammelbescheinigungen auszustellen. So vermeidest Du unnötigen Aufwand und kannst Dich auf andere Vereinsaufgaben konzentrieren.

👉 Tipp: Mit unserem Spendenquittungs-Tool erstellst Du Sammelbestätigungen und automatische Bescheinigungen mit wenigen Klicks.

Vertrauen und Fundraising stärken: Eine schnell und korrekt ausgestellte Spendenbescheinigung zeigt den Spender*innen, dass Dein Verein professionell arbeitet. Das schafft Vertrauen und fördert zukünftige Spenden. Ein Schreiben an Deine Unterstützer*innen bedeutet auch immer die Möglichkeit, mit ihnen in Kontakt zu treten. Auch wenn eine Bestätigung nach offiziellen Mustern ausgestellt werden muss, kannst Du z. B. ein Dankschreiben beilegen oder den elektronischen Versand mit einer wertschätzenden E-Mail begleiten.

Haftung vermeiden: Dein Verein ist für die ordnungsgemäße Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen verantwortlich. Fehlerhafte Zuwendungsbestätigungen – z. B. falsche Angaben zur Art oder zum Zweck der Spende – können dazu führen, dass Dein Verein für die entgangenen Steuern haften muss (nach § 10b Abs. 4 Satz 2 EStG pauschal mit 30 Prozent des Spendenbetrags). Werden Spendengelder im Verein zweckwidrig verwendet, kann sogar der Vorstand Deines Vereins haftbar gemacht werden. Im schlimmsten Fall haften die Unterzeichner*innen der Spendenbescheinigung mit ihrem Privatvermögen für etwaige Steuernachzahlungen.

6 Tipps, wie Du am besten vorgehst

 

Spendenbescheinigungen korrekt und effizient auszustellen, erfordert ein systematisches Vorgehen. Damit Du und Dein Verein alles richtig machen, hier die wichtigsten Tipps:

 

#1 Überprüfe, ob Dein Verein die Voraussetzungen erfüllt 🔎

Bevor Du eine Spendenbescheinigung ausstellst, musst Du prüfen, ob Dein Verein dazu berechtigt ist. Wichtig ist dafür, dass er den Status der Gemeinnützigkeit besitzt. Das ist der Fall, wenn Dein Verein gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt und dies vom Finanzamt in Form eines Freistellungsbescheids nachgewiesen wird.

Achte außerdem auf die beiden folgenden Voraussetzungen:

Die ordnungsgemäße Verwendung der Spenden: Die erhaltenen Zuwendungen müssen ausschließlich für den in der Satzung festgelegten gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Damit wird sichergestellt, dass die Spenden nicht zur allgemeinen Vermögensbildung des Vereins verwendet werden. Es gibt jedoch Ausnahmen: Wenn die Spender*innen ausdrücklich wünschen, dass ihre Spende zum Vermögensaufbau verwendet wird, darf der Verein dies entsprechend dokumentieren und umsetzen.

Freiwilligkeit und Unentgeltlichkeit: Zuwendungsbestätigungen dürfen nur ausgestellt werden, wenn die Zuwendung freiwillig und unentgeltlich erfolgt. Das bedeutet, dass für Zahlungen im Rahmen von Eintrittskarten, Kursgebühren oder Sponsoring keine Bescheinigungen ausgestellt werden dürfen.

👉 Tipp: Auch wenn Dein Verein noch keinen Freistellungsbescheid hat oder diesen gerade beantragt, kannst Du bereits Spenden annehmen. Die Bescheinigungen solltest Du aber erst ausstellen, wenn der Bescheid vorliegt.

 

#2 Benutze amtliche Muster 📜

Für Spendenbescheinigungen gelten strenge gesetzliche Vorgaben. Damit alles korrekt ist, solltest Du die amtlich vorgeschriebenen Muster verwenden. Diese Muster kannst Du direkt von den Internetseiten der Finanzbehörden herunterladen. Sie enthalten alle erforderlichen Angaben wie Spendenbetrag, Spendenzweck und Name des Spenders bzw. der Spenderin. Dort findest Du auch unterschiedliche Muster, je nachdem, ob Du Geld- oder Sachspenden bestätigen oder Sammelbestätigungen versenden möchtest.

Diese Muster darfst Du weder inhaltlich noch sprachlich verändern. Du hast jedoch die Möglichkeit, die Rückseite der Muster frei zu gestalten.

👉 Tipp: Im Spendenquittungstool der FundraisingBox sind rechtskonforme Textvorlagen hinterlegt, die Du verwenden kannst.

 

#3 Nutze die Kontaktstelle für Dein Fundraising 🎯

Eine gute Kommunikation mit Deinen Spender*innen stärkt die Bindung zu Deinem Verein. Nutze den Versand einer Spendenbescheinigung, um Dich für die Unterstützung zu bedanken und Anreize für weitere Spenden zu schaffen.

  • Dankesschreiben beilegen: Ein persönliches Dankeschreiben kann Wunder wirken. Zeige Dankbarkeit und verbessere damit die Bindung zu Deinen Spender*innen
  • Anreize für weitere Spenden schaffen: Überlege, ob Du dem Schreiben eine Übersicht über die Verwendung der Spenden hinzufügst. Das schafft Transparenz und erhöht die Bindung zu Deinen Spender*innen.

Auf der Rückseite der Spendenquittung kannst Du zusätzliche Informationen hinzufügen, die für Deine Spender*innen relevant sind, z. B.:

  • Ein kurzer Dank für die Unterstützung.
  • Informationen über besondere Projekte, die Dein Verein fördert.
  • Hinweise, wie Spender*innen Deine Arbeit weiter unterstützen können.

 

#4 Vermeide typische Fehler❗

Fehler bei der Ausstellung von Spendenbescheinigungen können schwerwiegende Folgen für Deinen Verein haben. Nicht nur das Finanzamt prüft die Richtigkeit solcher Nachweise, auch das Vertrauen Deiner Spender*innen hängt davon ab, wie professionell Du den Prozess handhabst. Damit alles glatt läuft, solltest Du einige typische Fehler vermeiden:

  • Falsche Angaben: Die Bescheinigung muss den vollständigen Namen und die genaue Adresse der Spender*innen enthalten. Nutze hierfür die amtlichen Vorlagen.
  • Der tatsächliche Wert der Spende entspricht nicht dem angegebenen Wert: Gerade bei Sachspenden musst Du darauf achten, den Wert korrekt zu ermitteln und zu dokumentieren.
  • Die Spende erfolgte nicht freiwillig oder mit Gegenleistung: Für Pflichtbeiträge an Deinen Verein darfst Du keine Spendenquittungen ausstellen, ebenso wenig für Spenden, für die eine Gegenleistung erbracht wurde (z. B. in Form von Werbemaßnahmen).
  • Zweckwidrige Verwendung von Spenden: Die Spende muss für den in der Vereinssatzung festgelegten gemeinnützigen Zweck verwendet werden.

 

#5 Schicke Spendenbescheinigungen schnell und effizient ab 🚀

Spendenbescheinigungen solltest Du möglichst zeitnah verschicken. Viele Spender*innen warten auf diese Bescheinigung, um ihre Steuererklärung rechtzeitig einzureichen. Je schneller Du die Bescheinigung verschickst, desto professioneller wirkt Dein Verein.

Möglichkeiten für den effizienten Versand:

  • Automatisierter Versand: Software für die Spendenverwaltung kann Bescheinigungen automatisch erstellen und versenden.
  • Sammelbescheinigungen am Jahresende: Bei vielen kleinen Einzelspenden einer Person bietet sich eine Sammelbestätigung an. Das gilt auch für Dauerspenden, die zum Beispiel monatlich eingezogen werden. Spender*innen sind oft dankbar, wenn sie nur eine einzige Bescheinigung am Jahresende erhalten, anstatt jeden Monat eine neue.

Denke daran, den Versand gut zu dokumentieren, damit Du im Falle von Nachfragen schnell reagieren kannst.

👉 Tipp: Mit der FundraisingBox kannst Du Spendenbescheinigungen auch elektronisch per E-Mail versenden. In unserem Hilfe-Artikel erfährst Du, wie das genau geht.

 

#6 Dokumentiere die Zuwendungen und Belege ordnungsgemäß ✒️

Mit dem Versand der Spendenbescheinigungen ist die Arbeit noch nicht getan. Als Verein bist Du verpflichtet, die Spendenbelege zehn Jahre lang aufzubewahren. Ob Du dies durch Kopieren, Abheften oder in elektronischer Form tust, bleibt Dir überlassen. Für eine elektronisch übermittelte Bestätigung gilt eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Damit soll sichergestellt werden, dass die Spenden für ehrenamtliche Zwecke zweckentsprechend verwendet und der Erhalt der Zuwendungen ordnungsgemäß dokumentiert wird. 

Fazit: Spendenbescheinigungen sind wichtig für Dein Fundraising

Spendenbescheinigungen sind ein wichtiger Bestandteil der Vereinsarbeit und bieten Dir die Möglichkeit, das Vertrauen Deiner Spender*innen zu stärken und den Grundstein für eine langfristige Unterstützung zu legen. Auch wenn es auf den ersten Blick kompliziert erscheinen mag, sorgt ein klar strukturierter Prozess dafür, dass Dein Verein Spendenbescheinigungen rechtssicher und effizient ausstellen kann.

Indem Du darauf achtest, dass Dein Verein die Voraussetzungen erfüllt, die amtlichen Muster verwendet und typische Fehler vermeidest, kannst Du den Verwaltungsaufwand minimieren und das Risiko von Problemen mit dem Finanzamt reduzieren. Durch automatisierte Abläufe, Sammelbestätigungen und eine gute Dokumentation sparst Du nicht nur Zeit, sondern kannst Deinen Spender*innen auch einen professionellen Service bieten.

 

Quellen

https://www.ehrenamt24.de/wissen-fuer-vereine/vereinswiki/spendenrecht-spendenbescheinigung/

https://deutsches-ehrenamt.de/steuern-finanzen/spenden-finanzierung/spendenbescheinigung/

https://www.deutsche-stiftung-engagement-und-ehrenamt.de/dseerechtstipp/spendenquittungen-richtig-ausstellen/#toggle-id-6

Speichern
Nach oben
Bleibe up-to-date:
Neues rund um NPOs und Fundraising direkt in Deine Mailbox!

Ca. einmal im Monat erwarten Dich im Newsletter unsere aktuellsten Blogartikel, Neuigkeiten aus der Non-Profit-Welt und über die Produkte der FundraisingBox.

Melde Dich gleich an!

Mit der Anmeldung zum Newsletter erklärst Du Dich mit unserer Datenschutzerklärung einverstanden. Du kannst den Newsletter natürlich jederzeit abbestellen.