So kannst Du Deine Spenderdaten anreichern
Viele Organisationen kennen die Herausforderung: Zum einen soll man möglichst wenige Daten im Spendenformular abfragen, zum anderen fehlen dann aber Daten, um Spender*innen gezielt informieren und kontaktieren zu können. Wir geben Dir Tipps, wie Du Deine Spender*innendaten anreichern kannst.
Wichtige Spenderdaten
Die grundlegenden Daten Deiner Spender*innen sind in jedem Fall:
- Name
- Vorname
- E-Mail Adresse
Diese Daten solltest Du auf jeden Fall direkt abfragen. So kannst Du Deinen Spender*innen nach einer Spende auch eine persönliche Dankesmail zuschicken. Optional kannst Du auch die Postadresse als Pflichtfeld abfragen. Dies könnte allerdings schon eine weitere Hürde sein, eine Spende abzuschließen. Besser ist es die Postadresse und Telefonnummer als optionale Angabe in Deinem Spendenformular abzufragen. So können Deine Spender*innen selbst entscheiden, ob sie Dir diese Informationen geben möchten.
Für Deine Kommunikationsstrategie ist es vor allem wichtig, Dich erst einmal zu fragen, über welche Kanäle Du Deine Spender*innen kontaktieren möchtest. Möchtest Du überhaupt postalische Mailings versenden? Brauchst Du eine Postadresse oder reicht Dir eine E-Mail Adresse? Hinweis: Wenn Deine Spender*innen eine Spendenquittung postalisch zugesendet haben wollen, benötigst Du natürlich auf jeden Fall eine Anschrift.
Postalische Mailings vs. Newsletter
Warum versendet man überhaupt noch Werbung per Post? Die meiste Werbung, die im Briefkasten landet, wird oft ohne geöffnet zu werden weggeworfen. Warum also der Aufwand? Ganz einfach: Werbung darf per Post grundsätzlich immer versendet werden und bedarf keiner Erlaubnis. Hast Du die Anschrift Deiner Spender*innen darfst Du ihnen ohne vorherige Einwilligung Werbung schicken. Eine Einschränkung gibt es aber auch hier: Wenn Deine Spender*innen ausdrücklich darum bitten, keine postalische Werbung mehr zu erhalten, dann darfst Du ihnen natürlich auch keine mehr zusenden.
Im Gegensatz dazu benötigst Du für das Versenden von Newslettern immer eine Einwilligung – den sogenannten Double-Opt-in. Aus berechtigtem Interesse darfst Du aber auch nicht-werbliche Informations-Mails versenden. Das ist aber eher eine Grauzone, über die Du Dich im Einzelfall rechtlich genau informieren solltest.
Double-Opt-in
Für Deine Newsletter-Kommunikation ist es wichtig, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten und Dir den Double-Opt-in Deiner Spender*innen einzuholen. Hast Du diese Einwilligung, dann kannst Du Deinen Spender*innen auch Newsletter und Infomails schicken. Mit einer kleinen Checkbox im Spendenformular kannst Du Dir diese Einwilligung ganz einfach einholen.
Tipp: Das geht übrigens auch mit den Spendenformularen der FundraisingBox. Auch hier kannst Du mit einer kleinen Checkbox den Double Opt-in abfragen.
6 Maßnahmen, wie Du Spenderdaten anreichern kannst
Wie kannst Du nun aber mehr über Deine Spender*innen erfahren, damit Du sie gezielter ansprechen kannst und so die Wahrscheinlichkeit erhöhst, dass sie auch wieder spenden? Wir zeigen Dir sechs Maßnahmen, wie Du Deine Spenderdaten anreichern kannst.
#1 Spendenhistorie
Wenn Deine Spender*innen für Deine Organisation auch projektbezogen spenden können, ist es am einfachsten in Deinem CRM die Spendenhistorie zu analysieren. Für welche Projekte und Kampagnen haben sie gespendet? In der Spendenhistorie kannst Du all das einsehen und erfährst, was Deinen Unterstützer*innen am Herzen liegt. So kannst Du sie gezielt mit diesen Inhalten versorgen und ihnen zum Beispiel den Erfolg der Projekte aufzeigen, die sie unterstützt haben. Außerdem kannst Du ihnen so auch neue Projekte vorstellen, die Förderbedarf haben und die sie interessieren könnten.
So kontaktierst Du Deine Spender*innen ganz gezielt mit für sie relevanten Informationen und erhöhst somit auch die Akzeptanz Deiner Kommunikationsmaßnahmen.
Tipp: Auch im FundraisingBox CRM kannst Du die Spendenhistorie einsehen.
#2 Datenanalysetools
Um vorhandene Spender*innendaten zu analysieren, kannst Du Analysetools verwenden oder Dir Hilfe von einer Agentur holen. So können zum Beispiel anhand der Vornamen bestimmt werden, welcher Altersgruppe Deine Spender*innen angehören. Außerdem erhältst Du mit solchen Tools Einblicke in Verhalten und die Präferenzen Deiner Spender*innen. Diese Daten sind natürlich nur Einschätzungen, da sie auf die breite Masse angewendet werden und nicht auf Einzelpersonen.
#3 Kreative Umfragen und Fragebögen
Auch mit einer kleinen Umfrage kannst Du weitere Daten Deiner Spender*innen abfragen. Die Umfrage sollte nur wenige Fragen umfassen und in 1-2 Minuten abgeschlossen werden können. Außerdem sollten alle Angaben optional sein. So kannst Du zum Beispiel Alter, Präferenzen, Interessen erfragen, aber auch, warum Deine Spender*innen sich für Deine Organisation entschieden haben oder wie sie auf Dich aufmerksam geworden sind. Wichtig ist, dass Du eine Möglichkeit hast, diese Informationen auch zu verarbeiten und in Dein CRM zu speisen. Dies kann durch eine Anbindung passieren oder manuell.
Du kannst aber auch Umfragen, die nur eine Frage umfassen, in Deinen Newsletter integrieren. Wichtig ist, dass sie thematisch zum Newsletter passen. Eine Frage könnte zum Beispiel sein: “Möchtest Du mehr über den Regenwald erfahren?” So bekommst Du eine Einschätzung, wie gut Deine Themen bei Deinen Abonnent*innen ankommen.
#4 Aktionen
Durch kleine Anreize kannst Du Deine Spender*innen motivieren, weitere Daten an Deine Organisation zu geben. Das geht natürlich nicht so leicht wie bei Unternehmen, die mit Rabattaktionen locken können. Aber Du kannst zum Beispiel mit einem Geburtstagsgruß und einer kleinen Überraschung Unterstützer*innen überzeugen, Deiner Organisation ihr Geburtsdatum zu verraten. Du kannst zum Beispiel eine Geburtstagskarte versenden, die Samen zum Einpflanzen enthalten. Das kleine Geschenk sollte auf jeden Fall zu Deiner Organisation passen und es sollte natürlich nicht teuer sein.
#5 Feedback einholen
Scheue Dich nicht davor, Feedback von Deinen Spender*innen einzuholen. Auch hier gilt wie bei den Umfragen: Kurz und knapp, damit der Feedback-Bogen auch abgeschlossen und abgeschickt wird. Und achte darauf, dass Du auch diese Daten verarbeiten kannst.
#6 CRM-Systeme (Customer Relationship Management)
Ein leistungsfähiges CRM-System kann Dir nicht nur bei der Verwaltung Deiner Spender*innendaten helfen, sondern auch bei der Segmentierung und Personalisierung Deiner Kommunikation. So kannst Du Deine Spender*innen in verschiedene Segmente aufteilen, basierend auf ihren Interessen, ihrem Spendenverhalten oder anderen Kriterien. Dadurch kannst Du gezielter mit Deinen Unterstützer*innen kommunizieren und erhöhst so auch die Akzeptanz Deiner Maßnahmen.
CRM-Systeme wie Microsoft Dynamics oder Salesforce sind aber nicht per se auch Fundraising Plattformen. Du benötigst hierfür zusätzliche Anbindungen.
Tipp: Die Connectoren der FundraisingBox verwandeln Dein CRM in eine vollumfängliche Fundraising Plattform.
Datenqualität pflegen
Hast Du Deine Daten einmal angereichert, dann ist es wichtig, diese Daten auch aktuell zu halten – also die Qualität Deiner Daten zu pflegen – veraltete Informationen zu entfernen und Dubletten zu bereinigen. So solltest Du zum Beispiel auch Deine Newsletter Verteilerlisten aktuell halten. Wie erkennst Du aber, ob Abonnenten noch aktiv sind? Ganz einfach mit Reaktivierungskampagnen. Dazu erzählen wir Dir mehr im nächsten Teil.
